| 整理與保管 |
|
十四、每一檔案卷夾以存放同分類案件為限，案卷厚度以三公分為原則。同
一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序排列
整齊入卷。案卷首頁應放置目次表。 |
|
十五、整理檔案應注意下列事項：
(一) 檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，
得予保留。
(二) 檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(三) 檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用
紙，並經單位主管核可後併案裝訂。
(四) 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊
；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規
定標準者，應以公文用紙襯貼。
(五) 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公
文用紙襯貼，不得脫離原件。 |
|
十六、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
(一) 永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二) 檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同
媒體型式分區分類保管。
(三) 按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直
立排列。
(四) 檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(五) 檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢
有無標示脫落或需更改等情事。 |
|
十七、機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護
功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。 |
|
十八、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，
不得擅自進入。 |