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法規內容

法規名稱: 臺中市政府政風處檔案管理作業要點
公發布日: 民國 102 年 12 月 23 日
發文字號: 中市政秘字第1020011056號 函
法規體系: 臺中市法規/政風類/行政規則
圖表附件:
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伍、保管

十五、本處檔案經整理後,應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房設施基準
    之規定以下列方式辦理上架:
(一)依據機關檔案保管作業要點第六點規定,本處永久保存與定期保存檔案
    得分置存放於不同檔案架。
(二)依據機關檔案保管作業要點第三點規定,本處檔案保管依媒體型式不同
    分類分區管理,紙質類檔案應置於檔案架,攝影類、錄影音帶類及電子
    媒體類應置於防潮箱。
(三)依檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期查檢有無標
    示脫落或需更改情事。

十六、依據機關檔案保管作業要點第七點第三項規定,檔案應於外封盒或封
      皮背脊處製作背脊標籤保存於檔案庫房,背脊標籤應明顯載明檔號、
      案名及保存年限等事項。

十七、依據檔案庫房設施基準第二點第一項及第二項之規定,檔案庫房設置
      二處,分別存放一般檔案及機密檔案,並與其他辦公室為不同空間上
      之區隔。

十八、依據機關檔案保管作業要點第八點第二項規定,置放檔案之封盒容具
      應符合去酸材質標準。

十九、依據機關檔案保管作業要點第十二點規定,檔案櫃、架應以標示牌區
      分年度或檔案類別。

二十、依據機關檔案保管作業要點第十四點第一項規定,檔案庫房維護與整
      理由檔案管理人員統一管理,針對檔案庫房要件每年應檢核一次,並
      於檔案庫房要件檢核紀錄表內敘明檢核狀況。

二十一、依據機關檔案保管作業要點第十四點第二項規定,檔案庫房採單一
        出入口管制,非檔案管理及該職代人員許可不得進出庫房,並須於
        紀錄表記錄之。

二十二、依據機關檔案保管作業要點第十五點規定有關庫房內嚴禁之行為,
        庫房單一出入口處須設有「檔案庫房安全管理守則」標示庫房內嚴
        禁之行為警示。

二十三、依據機關檔案保管作業要點第十六點規定,每年應清查保管檔案
        一次,並將清查結果陳報本處一層主管核閱。

二十四、檔案庫房應視環境狀況辦理消毒及害蟲防治。

二十五、依據檔案庫房設施基準第十三點第二項規定,檔案庫房出入口處
        設置溫、溼度感測器,定期記錄庫房內部環境狀況,檔案管理人
        員並應每週查檢維護設備一次並記錄。