| 貳、點收 |
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二、本局發文案件由文書單位於發文後，每日逐案彙齊，並列印發文歸檔
清單，送檔案管理單位點收；收文存查案件則由各業務承辦單位登記
桌每日逐案彙齊，列印存查歸檔清單，送檔案管理單位點收，但有特
殊情形未能於當日歸檔者，至遲應於五日內併同歸檔清單送交檔案管
理單位辦理歸檔。 |
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三、本局各承辦人員處理公務或因公務產生之各類型公務紀錄、資料，除
應依檔案法令相關規定歸檔管理外，具下列性質且足供機關內外部使
用者，應辦理歸檔：
（一）機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑。
（二）具保障個人、團體或政府機關法定權益。
（三）具滿足民眾知的權利之資訊價值。
（四）具學術研究參考。
（五）具影響國家、地方發展及社會公益。
（六）具保存歷史文化、典章制度或科技價值。
各承辦單位經辦之訴願案件或其他尚未辦理完成而須賡續辦理之案件
，得於辦畢發文後原件暫不歸檔，並於全案辦結後依相關規定辦理歸
檔。發文案件及收文存查案件未於五日內歸檔者，檔案管理單位應定
期簽請權責長官核定後，辦理歸檔案件稽催。
清稿前之原稿得列入檔案歸檔。 |
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四、歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，應由業務承辦單位簽註原
件去向或無法以原件歸檔原因，並於影本註明與正本相符等字樣，經
權責長官核准後，方得辦理歸檔；有附件者，數量每一種以一份為限
，歸檔附件以隨文裝訂為原則，如遇過量不便裝訂時，檔案管理單位
得另行存置，檔案管理人員應在附件上註明檔案文號、分類號、保存
年限及附件序號，並在原文附件欄內註明附件存放序號，並於原檔案
卷目次表註明媒體型式、數量及附件存放位置。 |
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五、下列各款不符合歸檔範圍之物品，檔案管理人員應退回承辦單位：
（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
（二）司法訴訟有關物證。
（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之
物品。
（四）其他易變質而不適長期保存之物品。 |
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六、機密檔案歸檔前，業務承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並確
實填寫封套上各項目之內容。
機密檔案專用封套上應記載之項目包括：單位名稱、裝封年月日、收
發文字號、案由或案名、年度、分類號、頁數、件數、附件數、案件
辦理起迄時間、保存年限、機密等級、保密期限、解密條件等事項及
於封面承辦人欄內及封口處簽章並經單位主管簽核後送交檔案管理單
位辦理歸檔。 |
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七、檔案管理人員於確認機密檔案歸檔無誤後，應於歸檔清單及機密檔案
專用封套封面加蓋點收章備查。 |
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八、檔案管理人員辦理點收作業，應以件為單位，經確認無誤後，於歸檔
清單上註記點收日期並蓋點收章備查。 |
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九、歸檔案件有下列情形致無法點收者，檔案管理人員應填註原因退回文
書單位或業務承辦單位補正後，重新歸檔：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
（二）案件污損或內容不清楚。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。
（四）案件未編列文號或文號有誤。
（五）案件未填註保存年限或分類號。
（六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」
字樣。
（九）案件與歸檔清單之登載不符。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
（十一）登錄電腦管理資訊錯誤。
（十二）機密檔案未以機密檔案專用封套密封。
（十三）機密檔案專用封套封口未加蓋印章或職名章。
（十四）業務單位主管未於機密檔案專用封套封面「單位主管簽章」
欄內簽章。
（十五）機密檔案專用封套封面應填註項目填註不完整。 |