三、檔案法第二條第二款及施行細則第二條規定，所稱檔案，係指
    處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，屬依法定職能運
    作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄者。所指之歸檔管理程序，
    係指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，業經送請核
    判辦畢並送歸檔之程序。

四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔，但下列案
    件仍須併同歸檔：
（一）涉及個人權益者。
（二）信證稽憑者。
（三）非屬機關間行文者。
（四）經本處認定必須歸檔者。
紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者，承辦人員應比照辦畢案件之歸
檔程序編寫頁碼、分類號及保存年限等，並於公文整合系統註記改採線上
簽核之紙本來文併同歸檔頁數，辦理線上簽核案件歸檔後，將紙本公文交
予檔案管理人員點收。

五、送件歸檔
(一）承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而未
能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必要時，應由承
辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延。未於期限內辦理歸檔，經催告
三次以上者，簽請核處申誡一次。
(二）總收發文人員應於公文整合系統內點選「送存查 / 歸檔」後並列
印歸檔清單，將案件送交本處檔案管理人員點收。檔案管理人員經點收
完畢，若有數量不符者，得將案件退   回請其補齊歸檔。
(三）總收發人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應紀錄公文及未成
冊附件之總頁數；並於「附件資料登錄」欄內紀錄附件名稱、型式及數
量等相關資訊。
(四）本處歸檔案件以原件為原則，如未能以原件歸檔而需以影本歸檔時
，應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位權責主管核准始得歸檔。
(五）歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
1.依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下理平後，以鉛筆依序
編寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面書寫或列印者，須有
內文始得編碼。
2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
4.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應
併同本文連續為之。

六、附件歸檔事項
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如難以裝訂
之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文號。
（二）附件若由承辦人員抽辦，應於簽核文件內註明。
(三) 附件以光碟片型式歸檔時，應放入封套，並於封套外載明名稱、文
(編)號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
(五)歸檔案件有附件者，每一種以一份為限。

七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定，歸檔案件如有要
點所列情形之一者，檔案管理人員應退回承辦人員或總收發人員補正，並
依下列各款辦理：
（一）歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦業務相關
人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核可後，併原案歸檔備查。
（二）歸檔案件及其附件未以職名章騎縫，應由承辦業務相關人員補蓋。

八、確認點收：
(一）檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載內容與數
量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期並簽章，或
蓋點收章備查。
(二）歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者，必要時應請承辦人員確
認其內容無誤後彌封蓋章。

九、本處人員調、離職時，人事管理員應知會檔案管理人員，以查檢其檔案
應歸檔情形，檔案管理人員對於辦畢而未歸檔案件應辦理稽催，仍未依規定
辦理歸檔者，承辦業務單位應簽請處長議處。