| 貳、點收 |
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四、承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而
未能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必要時
，應由承辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延，展延以一次為
限，不得逾五日，經催告仍未歸檔者，將簽請議處。 |
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五、本會辦畢案件，歸檔時併同存查或發文歸檔清單，送檔案管理單
位點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份
備查。
機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並
依規定填寫相關資料，封口加蓋印章或職名章。
第一項之歸檔清單，其格式如附表一。 |
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六、總收發文人員應於公文整合系統內點選「存查/歸檔」後並列印
歸檔清單，將案件送交檔案管理人員點收。檔案管理人員經點收
完畢，若有數量不符者，得將案件退回請其補齊歸檔。 |
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七、總收發人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應紀錄公文及未
成冊附件之總頁數；成冊附件另於「附件資料登錄」欄內紀錄附
件名稱、型式及數量等相關資訊。 |
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八、本會歸檔案件以原件為原則，如未能以原件歸檔而需以影本歸檔
時，應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位權責主管核准始
得歸檔。 |
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九、歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
(一)依文件產生日期之先後順序，後者在上，先者在下理平後，以
鉛筆依序編寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面
書寫或列印者，須有內文始得編碼。
(二)頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
(三)隨文歸檔之信封應編列頁碼。
(四)附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂
者外，應併同本文連續為之。 |
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十、附件歸檔事項：
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如難
以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文號。
（二）附件若由承辦人抽辦，應於簽核文件內註明，並於附件註記
文（編）號；俟其辦畢後，承辦人員應依規定辦理附件歸檔
事宜。
（三）附件以光碟片等特殊媒體型式歸檔時，應於該媒體或外包裝
上載明名稱、文(編)號、規格、分類號、保存年限及內容概
要。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
（五）歸檔案件有附件者，每一種以一份為限。 |
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十一、歸檔案件如有機關檔案點收作業要點所列不得歸檔或應補正情
形之一者，檔案管理人員應退回承辦人員或總收發人員處理，
並依下列各款辦理：
（一）歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦
業務相關人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核
可後，併原案歸檔備查。
（二）歸檔案件及其附件未蓋職名章或騎縫章者，應由承辦業務
相關人員補蓋。 |
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十二、檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載內
容與數量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點
收日期並簽章，或蓋點收章備查。 |
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十三、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位
或文書單位補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
（二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。
（四）案件未編列文（編）號或文（編）號有誤。
（五）案件未填註保存年限或分類號。
（六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註
銷」字樣。
（九）案件與歸檔清單之登載不符。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
第一項之檔案案件退件單，其格式如附表二。 |
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十四、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸
檔案件數量統計表，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日
後檔案管理業務之參考。
第一項之歸檔案件數量統計表，其格式如附表三。
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