| 捌、清理（銷毀、移轉） |
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四十九、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查，清查範圍依
年度訂定之，並將檔案清查結果陳報本會權責長官核閱。 |
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五十、已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送
會相關業務單位表示意見並簽章，各單位認有延長保存年限之
必要者，應加註延長年限及理由，未說明理由者一律視為同意
銷毀。
前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。 |
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五十一、本會各業務單位應逐案核審檔案銷毀目錄，並就下列查檢事
項，進行檔案存毀判定:
（一）檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準（GRS）、
業務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。
（二）機密檔案是否已解密；會計憑證、報告、帳簿類檔案是
否已依會計法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷
毀。
（三）檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留存
案例。
（四）檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉
民眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。 |
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五十二、本會檔案銷毀目錄得先函送臺中市政府文化局轉國史館臺灣
文獻館檢選；經檢選之檔案，應於銷毀計畫及檔案銷毀目錄
註記之。 |
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五十三、經核准銷毀之檔案應先集中放置於本會檔案庫房內待銷毀存
放區。 |
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五十四、檔案之銷毀，應由檔案管理人員會同本會政風人員全程監毀。 |
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五十五、已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核
准銷毀之文號及銷毀日期；全卷銷毀者，案卷目次表得免註
記。已編目建檔者，應於檔案管理資訊系統相關欄位註記核
准銷毀之文號、銷毀日期。經臺灣文獻館檢選並移交之檔案
亦應完成相關註記，已編目建檔者，應於檔案管理資訊系統
註記「提供文史機關使用」及其名稱。 |
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五十六、已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀文件永久保存。 |
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五十七、本會已屆移轉年限之永久保存檔案，移轉前應先辦理檔案保
存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉
目錄，併同鑑定報告送檔案中央主管機關審核。 |