|
一、稿面各欄位內容應請確實填註事項：
如：速別欄–普通件、速件、最速件。
密等及解密條件 (或保密期限) 欄–密、機密、極機密、絕對機
密。
發文字號欄：如為創號發文者，請於文稿上加註「創」字及「發
文文號」。
附件欄–請標註【如 (見) 主旨 (或如 (見) 說明、如 (見) 主
旨及說明、如 (見) 副本欄) 】。
* 倘有請受文單位自行下載者，請於附件中亦加註如主旨或如說
明等字樣。
主旨及說明欄–應避免錯別字或同音異字。
正、副本位欄–
1.請繕打機關全銜及正確名稱，勿使用簡稱或括號。如：內政部
中部辦公室–黎明，勿繕打成內政部 (中部辦公室) 或內政部
中辦，以利電子交換。
2.受文單位如為人員或單位，務請繕打郵寄地址或提供受文者清
單。
3.副本單位如有附件，請於副本欄單位名下註明。如：工務局、
教育局 (以上均含附件) ；工務局 (含附件) 、教育局。
檔號及保存年限欄–請務必確實填寫。
|
|
二、文稿內容倘有修正者，請依規定確實於修改處加蓋職名章。
|
|
三、文稿有二頁以上者 (含證明書、處分書、決定書、答辯書等) ，請依
規定於騎縫處加蓋職名章。
|
|
四、併案者請以最近收文號碼 (取大號碼) 發文。如：1234 及 1235 併
案者，以 1235 為發文文號。
|
|
五、密件公文應以密件發文為原則。
|
|
六、除函稿上有敘明「原申請書件檢還」或「原收文件留課續辦」或「原
正本隨文發出」方以影本歸檔外，餘均需以原收文件正本歸檔。
|
|
七、如為直接發校之公文，應請注意其發文日期與送至文書課發文之日期
相同。
|
|
八、有關稿面 (其中明顯處：係指文稿右上方之空白處) 另有加註之說明
事項：
1.公文為多稿時，請註明稿數，如：雙稿、三稿等。
2.「監察案件」請務必於文稿明顯處註明「監察案件」，以利發文作
業之收文人員區辨，另以監察系統發文。
3.如公文為「文自發」、「本日發」、「刊登縣公報」、「張貼本府
公告欄」、「正 (副) 本自領」 (自領之受文單位應另予註明或告
知發文人員) 等，請分別註明於文稿上之明顯處，並請承辦人員加
蓋職名章。
4.附件若須加蓋發文日期、發文文號者，請註明於文稿上之明顯處，
倘附件之發文日期、文號，係承辦人員自行繕打者，應繕打正確之
發文日期及發文文號。
5.如須以掛號、雙掛號或其他方式等方式郵寄時，請務必於文稿上之
明顯處註明。
6.須用印之文件 (如申請書、證明書、訴願決定書、行政訴訟答辯書
、執照、契約書等) ，請確實於發文之文稿上清楚標示。
7.會勘、開會等時間緊迫或有「時效性」之公文，請於文稿中註明「
最速件」，另請先行自行通知後，並於函稿上註記「已先行通知」
。
8.原稿及其后附之相關應歸檔資料請編頁碼；隨文發之附件，請勿編
頁碼或加蓋騎縫章。
|
|
九、有關公文電子檔部分應注意事項：
1.請確實傳送公文電子檔至文書課。
2.文稿內容經增刪修改後，公文電子檔部分應一併作修正，同時完成
傳送該公文電子檔至文書課作業。
3.如屬「監察案件」之公文，應先經該承辦單位之「監察系統」傳送
之程序後，再將該件公文送至文書課發文。
|
|
十、有關公文附件部分應注意事項：
1.紙本文附件：
(1) 承辦人員自備附件時務請準備齊全，並注意裝釘方向原則為：直
式公文裝釘於右側，橫式公文裝釘於左側。
(2) 附件如為磁碟片者，請將該磁碟片另裝於信封內。
(3) 附件如為申請書、證明書、訴願決定書、行政訴訟答辯書、執照
、契約書等，請另行再檢附乙份。
(4) 受文單位之附件如均不相同，應請分標註並裝釘妥當。
(5) 海報、書籍等大宗附件，請先行與文書課發文人員聯繫有關郵遞
事宜。
2.電子檔附件：
(1) 十頁以下之附件請製作成電子附件檔。
(2) 製作電子附件檔時，應檢查是否與原稿符合，同時並請確認確已
夾帶於電子公文檔中。
(3) 請於文稿後，另行再檢附該電子附件檔紙本資料乙份，俾便作檢
核之用。
(4) 附件檔如為掃描者，影像類型請選擇黑白方式來掃描，存檔時，
請以 tif 或 jpg 格式來存檔，以降低檔案大小，減輕網路負
荷。
(5) 電子附件檔請使用以下的格式：圖形檔 (副檔名為 tif、jpg)
、word 檔、excel 檔、pdf 檔、wdl 檔等，不要使用壓縮檔、
html 檔、xml檔及特殊軟體所產生的電子檔。
(6) 製作電子附件時，如沿用來文機關之電子附件檔，請針對本縣所
需要之部分來製作電子檔 (即將其餘不需要的部分刪除) ，否則
會造成收文機關的紙張浪費；另外，在 excel 檔中有多個工作
表時，請將不需要的工作表刪除。
|
|
十一、其他發文作業應注意事項：
1.各單位登記桌，請將經呈判後之公文回交給承辦人員，並經確認
承辦人員已電傳文書課後，始將公文送至文書課發文，
2.「本日發」、「正、副本自領」或特具時效性之公文，請各單位
登記桌另以卷宗夾單獨放置後，再行送至文書課發文時，同時並
請再告知文書課發文人員此為趕辦或特殊之案件。
3.獎狀、感謝狀、證明書、聘書、處分書、許可證、公告等大量之
須用印文件，請儘可能以套印方式印製，以提升文書處理效率。
4.透過發包中心辦理招標、比價、議價之契約書及約僱人員合約書
，應先至庶務課蓋縣長公務專用章後，再至文書課蓋用印信。
5.地址錯誤，經文書課退回原承辦單位之公文，請將該公文檢附正
確地址後，再行送至文書課郵遞。
6.以雙掛號郵寄之公文，請各承辦單位另行檢附已填註地址之雙掛
號回執信封；或已填註地址並貼上送達證書之雙掛號回執信封。
|