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一、臺中市政府（以下簡稱本府）為健全市立高中及國民中小學（以下簡
稱各校）檔案管理，發揮檔案功能，特訂定本要點。
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二、本要點之主管機關為本府，主管單位為本府教育處。
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三、本要點所稱檔案指各校依管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料
及其附件。
各校歸檔案件以正本為原則，有附件者，每一種以一份為限。
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四、歸檔案件之點收處理，依下列規定辦理：
（一）各校業務承辦單位或文書單位應於案件辦畢後五日內逐件依序彙齊
後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。
（二）歸檔案件屬紙本型式者，除為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應編
寫頁碼。
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五、下列物品不得歸檔：
（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
（二）司法訴訟有關物證。
（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
。
（四）易變質而不適長期保存之物品。
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六、機密案件之歸檔，依下列規定辦理：
（一）由承辦人用機密檔案專用封套裝封。
（二）封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數
、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保
密期限或解密條件。
（三）背面封口及信封工字形接縫處加蓋校長、該處室主任及承辦人印章
後送檔案管理單位辦理歸檔。
（四）檔案管理人員點收機密案件時，僅得依封套上記載事項檢視，不得
拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。
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七、歸檔案件如有下列情形之一，檔案管理單位應退回承辦單位補正：
1.案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
2.案件污損或內容不清楚者。
3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
4.案件未編列文號或文號有誤者。
5.案件未填註保存年限或分類號者。
6.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
7.案件未依規定蓋職名章者。
8.樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
者。
9.案件與歸檔清單之登載不符者。
10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉校長核准者。
前項所定情形之補正，應由承辦人查明補註蓋章，併同原案檔歸備查
。
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八、應歸檔而未歸檔之公文及其附件，檔案管理單位至少每週辦理稽催並
將稽催單送請該處室主任督促歸檔。
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九、各校得自訂檔案分類及保存年限區分表，送行政會議通過，由校長發
布實施。檔案分類及保存年限區分表至少每十年應檢討一次；必要時
，得隨時修正之。
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十、下列檔案應列為永久保存：
（一）涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。
（二）涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。
（三）涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。
（四）對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。
（五）具有國家或機關重要行政稽憑價值者。
（六）具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。
（七）對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。
（八）具有重要科技價值者。
（九）具有重要歷史或社會文化保存價值者。
（十）屬重大輿情之特殊個案者。
（十一）法令規定應永久保存者。
（十二）其他有關重要事項而具有永久保存價值者。
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十一、檔案經檔案管理人員檢查，得將性質相同之檔案，併於同一案名處
理，無前案可併者，應立新案賦予簡要案名。
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十二、檔案管理人員辦理案件層級編目時，應依檔案所載內容及性質擇要
記錄。
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十三、檔案如有破損，依下列規定辦理：
（一）破損之案卷，應保持原形並予以適當之修補。
（二）破損較大或字跡不清之案卷，應以重抄、影印或照相等方法予以
重製後，附註「與正本相符」並由承辦人蓋章。
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十四、重製檔案，須分別註明原因、日期及份數，陳經校長核定。
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十五、檔案遺失，依下列規定辦理：
（一）普通檔案，向原承辦單位或其有關單位查抄。
（二）對無法查抄之案件，由原承辦單位依據資料或記憶補錄。
（三）檔案遺失及處理之經過，須在各種目錄上分別註明，查明責任。
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十六、檔案管理人員應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類
等不同媒體型式，就其外觀加以檢視，去除不利檔案保存之物品或
狀態後置入檔案卷夾。
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十七、檔案之上架作業，依下列規定辦理：
（一）永久保存與定期保存檔案應分置存放。
（二）紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒體型式
檔案，應置放於檔案庫房，分區保管。
（三）有附件之檔案，附件另行存置者，應於附件適當位置標記檔號及
收發文號，並於原案卷之目次表註明附件數量及存放位置。
（四）檔案中有機關首長之原始手諭或特殊歷史意義之文物史料，得另
立專案保管，並註記其檔號。但原案卷內應放置抄件或影（複）
本，並於目次表註記原件存放位置。
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十八、檔案管理人員應定期檢查檔案排架順序，依需要調整架位。
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十九、檔案管理人員應依檔案類目、不同媒體型式或保存年限等項目製作
檔案保管數量統計表留存，以作為日後檔案管理業務之參考。
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二十、檔案之借調，依下列規定辦理：
（一）借調檔案以與主管業務有關者為限，因業務需要借調非主管案件
時，應先經承辦單位同意或簽請校長核准後，始可借調。但借調
機密檔案應簽請校長核准後由調案人親自至檔案管理單位簽收。
（二）借調檔卷應以一案一單為原則。
（三）檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完整之責任。
（四）借調檔案以一個月為限，期限屆滿如有繼續使用之必要，應敘明
理由申請展期，經該處室主任核准後，向檔案管理單位辦理展期
。
（五）調案人逾期未歸還其調借之案卷，經函催後無正當理由不歸還時
，報請該處室主任協助督促歸還。
（六）各處室因應訴願、訴訟案需檢附原卷者，應專案簽奉校長核准後
，由檔案管理單位彙整成冊並影印，將影本（加註「影本與正本
相符」並由承辦人蓋章）及簽呈存檔後始予借調。
（七）學校以外機關、民眾借調檔案時應以申請書載明借調法律依據、
目的及期間向檔案管理單位提出申請，簽請校長核准後辦理。
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二十一、人員調職、離職或退休時，人事單位應知會檔案管理單位，如有
借調檔案，應將所借之案卷全數歸還後始准離（調）職。
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二十二、檔案應於每年依下列規定辦理清查一次：
（一）依據檔案分類總目錄簿，逐案核對。
（二）按照案卷之目次表，逐件清理。
（三）保存之檔案，應除去鐵製物（訂書針、迴紋針等）後存放。
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二十三、檔案之銷毀，依下列規定辦理：
（一）屆滿保存年限之檔案，應先製作擬銷毀檔案目錄，由該處室主
任審核後並由校長核定後辦理。
（二）業務承辦單位應依擬銷毀檔案目錄逐件審查。對延長保存年限
之案件，認有必要者，應簽註延長年限或具體理由。
（三）經校長核定銷毀之檔案，檔案管理單位應制定檔案銷毀計畫。
（四）已銷毀之檔案應逐案分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關
目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀日期。
（五）銷毀檔案，應會同該校政風（協辦政風）派員監督辦理。
（六）機密檔案之銷毀，應依照機密檔案管理辦法之規定辦理。
（七）會計憑證之銷毀，應先依會計法規定辦理。
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二十四、本府得定期評核各校檔案績效辦理獎懲。
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二十五、違反第十五點及第二十點第五款之規定，無正當理由者，依規予
以議處。
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二十六、機密檔案有遺失、污損、抽換、拆散等情事時，檔案管理單位應
協調各處室查明責任，依規予以議處；其涉及法律責任者，依法
處理。
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二十七、本府對所屬學校之檔案管理工作，得定期或不定期實施業務考核
、檢查或訪視，以溝通觀念與統一作法。
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