|
一、臺中市政府環境保護局（以下簡稱本局）為辦理檔案檢調作業，提升
檔案管理效能，特訂定本要點。 |
|
二、本要點適用於本機關。 |
|
三、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。因業務需要
，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業務主管同
意後，或簽請本機關權責長官核准。 |
|
四、有權調閱之機關，調案檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調
案期間，請求機關提供。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理
。 |
|
五、他機關借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理
。 |
|
六、申請借調檔案，由調案人填具調案單辦理。調案單經核准後，由調案
人送至檔案管理單位調案；線上調閱案件者，經權責長官線上確認其
調案權限並同意後，再由調案人員依權責調卷。 |
|
七、機關內借調機密檔案，應填具調案單並經業務承辦單位主管核章後，
送請本機關一級長官核准，再由調案人送至檔案管理單位調案。但屬
國家機密者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級
機關有核定權責人員書面授權或核准。 |
|
八、檔案調出後，檔案管理人員應作成調案紀錄，扼要記載調案人、調案
單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還
日期。
前項調案記錄，得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式記錄之。
第一項調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後，始得銷毀之。 |
|
九、借調檔案應於十五日內歸還。屆期如需繼續使用，調案人應提出展期
申請，並經單位主管或本機關權責長官核准後，向檔案管理人員辦理
。展期次數超過三次，仍有必要使用檔案者，應先行歸還檔案後，再
依規定辦理借調。機關間借調檔案，亦同。 |
|
十、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、
污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
內容之情事。
檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於調案單及調案紀
錄上註記歸還日期，始將調案單退還調案人；如有前項所訂情事時，
應於調案紀錄上載明事由，並簽報機關權責長官議處，其調案單不予
退還。 |
|
十一、對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經稽催三
次仍不歸還時，應簽請機關權責長官處理。 |
|
十二、機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其借
調檔案情形。
調、離職人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依
相關規定列為職務移交事項。 |
|
十三、本要點未盡之事項，依檔案法及其他相關規定辦理。 |