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壹、總則
一、臺中市政府都市發展局(以下簡稱都發局)為執行檔案法及其相關子
法規定,健全檔案管理、促進檔案開放與運用,發揮檔案功能,特依
據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調、應用
及機密檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外,
依本要點之規定。 |
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貳、點收
三、檔案法第二條第二款所指之管理程序,係指都發局公文業經取號、送
請核判辦畢並送歸檔之程序。
歸檔公文係包含公文程式條例所稱令、函、公告及其他公文。其他公
文具有對外意思表示者如書函、開會通知單、公務電話紀錄及其他定
型化文書;具有對內意思表示者如簽、報告、便箋、手令、手諭等均
屬之。
四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔,但下列案
件仍須併同歸檔:
(一)涉及個人權益者。
(二)信證稽憑者。
(三)非屬機關間行文者。
(四)經都發局認定必須歸檔者。
紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者,承辦人員應比照辦畢案件
之歸檔程序編寫頁碼、分類號及保存年限等,並於公文整合系統註記
改採線上簽核之紙本來文併同歸檔頁數,辦理線上簽核案件歸檔後,
將紙本公文交予檔案管理人員點收。
五、送件歸檔:
(一)承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因
而未能於當日歸檔者,至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必
要時,應由承辦人員簽請單位主管核准後,辦理展延。
(二)登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或
送檔案室後,至遲於二十四小時內將案件送交都發局檔案室點
收。檔案管理人員應當場點收完畢,若有數量不符者,得將案
件退回請其補齊歸檔。
(三)歸檔案件以原件為原則,若因案件尚未辦結須以影本歸檔時應
註明「與正本相符」等字樣並加蓋職名章始得歸檔。
(四)已歸檔之案件,如須以影本抽換附件續辦之情形,應簽請局長
核准始得為之。
(五)歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁
碼:
1.依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序編
寫頁碼,並於頁面下緣明顯處編寫;文件若採雙面書寫或列
印者,須有內文始得編碼。
2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
4.附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
訂者外,應併同本文連續為之。
(六)歸檔案件頁數過多難以裝訂時,應使用束帶加以綑綁,或放置
於固定箱盒或套袋。
六、附件歸檔事項:
(一)附件為書籍型式者,應於書籍封面適當位置註明文號;如為抽
存續辦或難以裝訂之附件,應於首頁或其外包裝適當處註明文
號。
(二)附件若由承辦人員另存辦理,應於簽核文件內註明。
(三)附件以光碟片型式歸檔時,應放入附件封套,並於封套外註記
年度號、分類號及文號。
(四)承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定,歸檔案件如有
要點所列之一者,檔案管理人員應退回承辦人員補正,並依下列各
款辦理:
(一)歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時,應由承辦業
務相關人員查明補註,並在補註局蓋章,經單位主管核可後,
併原案歸檔備查。
(二)案件及附件未依規定蓋騎縫章或職名章及未編寫頁碼,退回該
承辦人員補正。
前項第二款所定騎縫章,得以騎縫密碼機加蓋機關英文縮寫點陣式
騎縫或逕於頁面側邊作一次性騎縫。
八、確認點收:
(一)檔案管理人員辦理點收作業,應就歸檔案件及歸檔清單所載內
容與數量逐一詳細核對,經確認無誤後,於歸檔清單上註記點
收日期並簽章,或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之
者,得免註記點收日期及簽章。
(二)歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者,必要時應請承辦
人員確認其內容無誤後彌封蓋章。
九、都發局人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其
檔案應歸檔情形,檔案管理單位對於辦畢而未歸檔案件應辦理稽催。 |
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參、分類編案
十、檔案依職掌之業務性質分類、綱、目、節,再依案件之內容編立案
名及案次號。
十一、編立案卷應依下列規定辦理:
(一)檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查核案
件分類號之正確性,發現繕寫錯誤時退回承辦人員更正。
(二)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,
如有業務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案
可併者,應立新案,確立新案名。
(三)卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予
目次號,並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
(四)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加
註或加蓋「附件另存」戳記,並在附件袋標記檔號、收發文
號及放置區流水號後,再依放置區流水號順序存置;另編目
時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。 |
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肆、整理
十二、同一案卷內之案件,應按目次號大小,由小至大、由上而下,依
序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
十三、整理檔案應注意下列事項:
(一)案卷厚度以三至五公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要
者,得予保留。
(三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公
文用紙,並經單位主管核可後併案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持
整齊。
(六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,得
以公文用紙襯貼,不得脫離原件。 |
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伍、 保管
十四、檔案經整理後,應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房設施基準
之規定以下列方式辦理上架:
(一)依據機關檔案保管作業要點第六點規定,永久保存與定期保
存檔案得分置存放於不同檔案架。
(二)依據機關檔案保管作業要點第三點規定,檔案保管依媒體型
式不同分類分區管理,紙質類檔案應置於檔案架,攝影類、
錄影音帶類及電子媒體類應置於防潮箱。
(三)依檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至
下直立排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期
查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十五、依據機關檔案保管作業要點第七點第三項規定,檔案應於外封盒
或封皮白卷背脊處製作背脊標籤保存於檔案庫房,背脊標籤應明
顯載明檔號、案名及保存年限等事項。
十六、依據檔案庫房設施基準第二點第一項及第二項之規定,檔案庫房
設置二處,分別存放一般檔案及機密檔案,並與其他辦公室為不
同空間上之區隔。
十七、依據機關檔案保管作業要點第八點第二項規定,置放檔案之外封
盒及封皮白卷皆應符合去酸材質標準。
十八、依據機關檔案保管作業要點第十二點規定,檔案櫃、架應以標示
牌區分年度或檔案類別。
十九、依據機關檔案保管作業要點第十四點規定,檔案庫房維護與整理
由檔案室統一管理,並採單一出入口管制,非經許可不得進入。 |
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陸、檢調
二十、依據機關檔案檢調作業要點第二點第一項規定,借調單位內檔案
以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。
依據機關檔案檢調作業要點第二點第二項規定,因業務需要,借
調他單位案件時,應先經單位主管核章後,送會原案件承辦業務
單位主管同意,或簽請都發局一級主管核准始得為之。
二十一、法院來函調卷,業務單位依都發局調檔程序填妥調檔單後向檔
案管理單位借調檔案,並由業務承辦單位函復法院,並授權單
位主管代為決行。
二十二、依據機關檔案檢調作業要點第三點規定,借調時應避免使用檔
案原件;有借調檔案原件之必要者,調案人應於線上申請時敘
明必須借調原件之理由,經檔案管理單位核准後親自調取。
調案人借調原件不得更改文件內容。
二十三、依據機關檔案檢調作業要點第八點規定,有權調閱之機關,調
用檔案應備函載明法律依據、調用目的及調用期限,並踐行本
要點第二十五點至第二十七點規定。
二十四、依據機關檔案檢調作業要點第十一點規定,調案人歸還檔案原
件時,檔案管理人員應當場檢查檔案狀況,若有違反上開條文
規定之情形,檔案管理人員應退還調案人,復原後再歸還。
二十五、依據機關檔案檢調作業要點第十一點規定,調案人歸還檔案原
件時,若有污損、損壞等無法修復之情形者,檔案管理人員應
於目次表上註記檔案狀況。
二十六、依據機關檔案檢調作業要點第十二點第一項規定,借調一般公
文檔案應於十五日內歸還,借調建管檔案應於三十日內歸還,
調用檔案應於調用期限內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展
期申請,依原借調或調用程序送權責長官核准,並知會檔案管
理單位後,始得展延。
前項展期以三次為限,屆滿三次仍須借調檔案者,應先歸還檔
案管理單位並重新辦理借調或調用程序。
二十七、依據機關檔案檢調作業要點第十三點規定,檔案管理人員對於
逾期未歸還之檔案應定期辦理稽催。 |
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柒、應用
二十八、辦理申請閱覽檔案之審核方式如下:
(一)一般公文檔案申請,業務承辦單位檢查申請案件是否符
合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人七
日內補正;逾期不補正或不能補正者,得駁回申請。
申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內以書面通知
申請人。其駁回申請者,並應敘明理由。如有補正資料
者,自申請人補正之日起算。
(二)建管檔案申請,民眾填寫申請書並備妥所需文件至都發
局檔案室或郵寄至都發局檔案室申請審核,如案件複雜
需專業判斷,移交業務單位審核。
檔案管理單位檢查申請案件檢附證件是否符合規定,如
有不合規定或資料不全者,應通知申請人七日內補正;
逾期不補正或不能補正者,得駁回申請
(三)業務承辦單位辦理檔案應用申請案,應先檢視申請書內
容,依機關檔案檢調作業要點規定向檔案管理單位辦理
調案,並擬妥審核通知書併同申請審核表簽陳都發局權
責長官核示後通知申請人。若其駁回申請者,應於審核
表內敘明理由。
(四)業務單位承辦人員同意或駁回申請時應填具檔案應用審
核表交予檔案管理單位。若其駁回申請者,應於審核表
內敘明理由。另經同意部份開放應用者,業務單位應製
作檔案影本於必要處進行遮掩或抽離並於審核表內註明
。檔案管理單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔
案簽收單告知申請人。
二十九、申請人至檔案管理單位閱覽一般公文檔案時,應於指定日期
親至指定處所閱覽、抄錄或複製檔案,並應出示審核通知書
、備有本人照片之身分證明文件及其他相關證明文件,依規
定完成登記程序後,始得進入都發局指定之檔案應用處所。
(一)申請人應用檔案原件時,應由業務承辦單位指派人員陪
同為之。
(二)抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及
其相關規定辦理。
(三)業務承辦單位將檔案交付申請人使用,應請其於檔案應
用簽收單簽名。出示下列文件經檔案管理人員完成登記
程序後,始得閱覽檔案。
三十、檔案閱覽,一律在都發局檔案室檔案應用閱覽區為之,並應當
日歸還;閱覽人如需暫時離開,應將檔案交予檔案管理人員保
管,不得攜出閱覽處所。檔案閱覽完畢應予歸還,並由檔案管
理人員點收。
三十一、閱覽時間除例假日及國定假日外,為星期一至星期五上午九
時至十一時;下午二時至四時;如有其他特殊原因停止開放
時,另行公告周知。
三十二、申請人未按既定時間至都發局檔案室閱覽檔案者,檔案管理
人員應另訂時間再行通知。閱覽時間之改訂,以一次為限,
未依規定閱覽時應重新辦理閱覽申請。
三十三、應用檔案應以使用都發局檔案室提供之設備為原則;如有使
用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者,應
於申請時載明,經許可後始得為之。
三十四、檔案管理人員得適時要求申請人不得攜帶筆、食物、飲料、
刀片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物品。
三十五、檔案管理單位於收取閱覽費用時應開立收據。 |
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捌、機密檔案管理
三十六、機密檔案,指依法規定列為公務機密之密件。
三十七、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定,業務單
位承辦人員應使用都發局機密檔案專用封套裝封,並填寫封
套上所列資訊項目,封口由承辦人彌封簽章後,送檔案管理
單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記為密不錄由,應記載
不涉及機密內容之描述。
三十八、依據機密檔案管理辦法第六條規定,機密檔案應存放於機密
檔案庫房內,並另備專用密件櫃保管之。
三十九、依據機密檔案管理辦法第七條規定,機密檔案庫房採單一出
入口管制,依據機密檔案管理辦法第八條規定,機密檔案由
檔案管理單位指定專人管理。
四十、依據機密檔案管理辦法第九條規定,借調單位內密件應經都發
局一級主管核准,他單位密件應先經原承辦業務單位主管同意
,並經都發局一級主管核准。
四十一、依據機密檔案管理辦法第二十二條規定,業務承辦單位應主
動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
檔案清理時,檔案管理單位應主動提領檔案會業務單位辦理
機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
經解密之檔案,由案件業務承辦人員填寫案由。歸檔時,其
密件公文信封套應編入頁數。 |
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玖、附則
四十二、檔案管理人員,應定時觀摩各機關檔案管理作業、參加檔案
相關課程,精進檔案管理與作業品質。
四十三、檔案室申辦受理時間除例假日及國定假日外,為星期一至星
期五上午八時三十分至十二時;下午一時至四時三十分;如
有其他特殊原因停止開放時,另行公告周知。
拾、懲處
四十四、違反第五點,未於期限內辦理歸檔,經催告三次以上且無正
當理由者,簽請核處申誡一次。
四十五、違反第九點,未依規定辦理歸檔且無正當理由者,承辦業務
單位簽請局長議處。
四十六、違反第二十五點,無正當理由者,簽請核處申誡一次。
四十七、依據本要點第二十七點規定,經稽催三次仍未歸還且無正當
理由者,簽請核處申誡一次。
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