|
一、臺中市政府地政局(以下簡稱本局)為有效管制本局暨所屬機關使用多
功能事務機器處理機密及敏感文書處理程序，以免公務資訊外洩，造
成機關損害，特訂定本要點。
|
|
二、本要點所稱之多功能事務機器係指集印表機、掃描器、影印機、傳真
機及電子郵件等多功能事務於一身的辦公設備。
|
|
三、本局及所屬機關設置有多功能事務機器者，均應指定管理人員負責維
護並管理之。
|
|
四、針對多功能事務機器使用上各環節之作業流程，應依下列管理措施維
護管理。
(一)維修流程之管理措施
1、使用單位或保管單位應先行備份「硬碟機密資料」後，向總務
單位申請維修，由總務單位依規辦理採購事宜；無法備份時，
應協請資訊人員協助。
2、次由資訊人員先行初步維修及判定是否需要送修，若需送修，
資訊人員應確認「硬碟機密資料」無洩密之虞時，再交由總務
單位進行送修手續。
3、資訊人員填寫送修紀錄。
(二)報廢流程之管理措施
1、使用單位或保管單位應先行備份「硬碟機密資料」，並簽奉一
層核可後，向總務單位申請辦理報廢；無法備份時，應協請資
訊人員協助。
2、資訊人員應確認該設備「硬碟機密資料」完全清除後，再交由
總務單位進行報廢手續。
3、資訊人員填寫銷毀紀錄。
|
|
五、因公務需要而影印、列印之資料，若屬機密文件者，應依「臺中市
政府文書處理實施要點」第153點第3項規定辦理。
|
|
六、機密文件資料不得使用傳真機傳送，但如機密性文件因時效性需要
，確有使用傳真機傳送之必要時，應先以電話確認接收單位與人員
後再行傳送，傳送完畢應再次電話確認並核對張數，傳送過程中傳
送人與接收人應全程在場，嚴禁使用自動傳送功能。
|
|
七、禁止透過網際網路（如電子郵件）傳送機敏會議資料；惟若確因公
務需要透過網際網路傳送者，應刪除涉密內容，該部分資料則另採
書面發送並經簽收程序。
|
|
八、使用多功能事務機器若造成洩密情事發生，應立即通知相關單位妥
善處理，並通報本局政風室。
|
|
九、本要點奉首長核定後實施，如有未盡事宜，得隨時修正補充之。
|