| 壹、總則 |
|
一、臺中市政府政風處（以下簡稱本處）為執行檔案法及其相關子法規定
，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依據檔案
法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
|
|
二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調、應用
、清理及機密檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定
者外，依本要點之規定。
|
| 貳、點收 |
|
三、檔案法第二條第二款及施行細則第二條規定，所稱檔案，係指
處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，屬依法定職能運
作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄者。所指之歸檔管理程序，
係指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，業經送請核
判辦畢並送歸檔之程序。
|
|
四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔，但下列案
件仍須併同歸檔：
（一）涉及個人權益者。
（二）信證稽憑者。
（三）非屬機關間行文者。
（四）經本處認定必須歸檔者。
紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者，承辦人員應比照辦畢案件之歸
檔程序編寫頁碼、分類號及保存年限等，並於公文整合系統註記改採線上
簽核之紙本來文併同歸檔頁數，辦理線上簽核案件歸檔後，將紙本公文交
予檔案管理人員點收。
|
|
五、送件歸檔
(一）承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而未
能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必要時，應由承
辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延。未於期限內辦理歸檔，經催告
三次以上者，簽請核處申誡一次。
(二）總收發文人員應於公文整合系統內點選「送存查 / 歸檔」後並列
印歸檔清單，將案件送交本處檔案管理人員點收。檔案管理人員經點收
完畢，若有數量不符者，得將案件退 回請其補齊歸檔。
(三）總收發人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應紀錄公文及未成
冊附件之總頁數；並於「附件資料登錄」欄內紀錄附件名稱、型式及數
量等相關資訊。
(四）本處歸檔案件以原件為原則，如未能以原件歸檔而需以影本歸檔時
，應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位權責主管核准始得歸檔。
(五）歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
1.依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下理平後，以鉛筆依序
編寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面書寫或列印者，須有
內文始得編碼。
2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
4.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應
併同本文連續為之。
|
|
六、附件歸檔事項
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如難以裝訂
之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文號。
（二）附件若由承辦人員抽辦，應於簽核文件內註明。
(三) 附件以光碟片型式歸檔時，應放入封套，並於封套外載明名稱、文
(編)號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
(五)歸檔案件有附件者，每一種以一份為限。
|
|
七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定，歸檔案件如有要
點所列情形之一者，檔案管理人員應退回承辦人員或總收發人員補正，並
依下列各款辦理：
（一）歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦業務相關
人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核可後，併原案歸檔備查。
（二）歸檔案件及其附件未以職名章騎縫，應由承辦業務相關人員補蓋。
|
|
八、確認點收：
(一）檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載內容與數
量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期並簽章，或
蓋點收章備查。
(二）歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者，必要時應請承辦人員確
認其內容無誤後彌封蓋章。
|
|
九、本處人員調、離職時，人事管理員應知會檔案管理人員，以查檢其檔案
應歸檔情形，檔案管理人員對於辦畢而未歸檔案件應辦理稽催，仍未依規定
辦理歸檔者，承辦業務單位應簽請處長議處。
|
| 參、分類編案 |
|
十、檔案依職掌之業務性質分類、綱、目、節，再依案件之內容編立案名及
案次號。
|
|
十一、編立案卷應依下列規定辦理：
（一）檔案管理人員應依據檔案分類及保存年限區分表，逐件查核案件分類
號之正確性，發現承辦人賦予之檔案分類號有誤時，俟向承辦人釐清
及確認後，予以更正之。
(二）歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查檢，如有業務
性質相同之檔案，應併於同一案名處理，查無前案可併者，應立新案
，確立新案名。
（三）卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予目次號，
並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
(四）附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加註「附件
另存」,並在附件上標記檔號、收發文號及放置區流水號後，再依放
置區流水號順序存置；另編目時應在相關欄位內著錄附件之內容名稱
；必要時以括弧加註附件製作者，及著錄媒體型式、數量、單位、附
件存放位置。
|
|
十二、秘書室應將檔案數量，按季作成統計表，陳報一層主管核閱，作為績
效評鑑之依據。
|
| 肆、整理 |
|
十三、同一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序排
列整齊入卷，案卷卷首應放置目次表。
|
|
十四、整理檔案應注意下列事項：
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，得予保
留。
(三)檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙，並
經單位主管核可後併案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；過寬
過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，得
以公文用紙襯貼。
(六)檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，得以公文用紙
襯貼，不得脫離原件。
|
| 伍、保管 |
|
十五、本處檔案經整理後，應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房設施基準
之規定以下列方式辦理上架：
(一)依據機關檔案保管作業要點第六點規定，本處永久保存與定期保存檔案
得分置存放於不同檔案架。
(二)依據機關檔案保管作業要點第三點規定，本處檔案保管依媒體型式不同
分類分區管理，紙質類檔案應置於檔案架，攝影類、錄影音帶類及電子
媒體類應置於防潮箱。
(三)依檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下排列。
(四)檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有無標
示脫落或需更改情事。
|
|
十六、依據機關檔案保管作業要點第七點第三項規定，檔案應於外封盒或封
皮背脊處製作背脊標籤保存於檔案庫房，背脊標籤應明顯載明檔號、
案名及保存年限等事項。
|
|
十七、依據檔案庫房設施基準第二點第一項及第二項之規定，檔案庫房設置
二處，分別存放一般檔案及機密檔案，並與其他辦公室為不同空間上
之區隔。
|
|
十八、依據機關檔案保管作業要點第八點第二項規定，置放檔案之封盒容具
應符合去酸材質標準。
|
|
十九、依據機關檔案保管作業要點第十二點規定，檔案櫃、架應以標示牌區
分年度或檔案類別。
|
|
二十、依據機關檔案保管作業要點第十四點第一項規定，檔案庫房維護與整
理由檔案管理人員統一管理，針對檔案庫房要件每年應檢核一次，並
於檔案庫房要件檢核紀錄表內敘明檢核狀況。
|
|
二十一、依據機關檔案保管作業要點第十四點第二項規定，檔案庫房採單一
出入口管制，非檔案管理及該職代人員許可不得進出庫房，並須於
紀錄表記錄之。
|
|
二十二、依據機關檔案保管作業要點第十五點規定有關庫房內嚴禁之行為，
庫房單一出入口處須設有「檔案庫房安全管理守則」標示庫房內嚴
禁之行為警示。
|
|
二十三、依據機關檔案保管作業要點第十六點規定，每年應清查保管檔案
一次，並將清查結果陳報本處一層主管核閱。
|
|
|
|
二十五、依據檔案庫房設施基準第十三點第二項規定，檔案庫房出入口處
設置溫、溼度感測器，定期記錄庫房內部環境狀況，檔案管理人
員並應每週查檢維護設備一次並記錄。
|
| 陸、檢調 |
|
二十六、檔案管理人員針對借調或調用之陳年原件檔案未蓋騎縫章時，應
於頁面側背加蓋本處檔案專用騎縫章。
|
|
二十七、依據機關檔案檢調作業要點第二點第一項規定，本處人員借調單
位內檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
依據機關檔案檢調作業要點第二點第二項規定，本處人員因業務
需要，借調他單位案件時，應先經單位內主管核章後，送會原案
件承辦業務單位主管同意，或簽請本處一層主管核准始得為之。
|
|
二十八、依據機關檔案檢調作業要點第三點規定，借調一般檔案時應避免
使用檔案原件；有借調檔案原件之必要者，調案人應於線上申請
時敘明必須借調原件之理由，經秘書室核准後始得調取檔案原件
，調案人借調原件不得更改文件內容。
|
|
二十九、以整卷或整案借調檔案原件時，應簽會秘書室表示意見並經本處
一層主管核准後始得為之。
|
|
三 十、依據機關檔案檢調作業要點第八點規定，有權調閱之機關，調用
檔案應備函載明法律依據、調用目的及調用期限，並踐行本要點
第二十七點至第二十九點之規定；法院具有行使強制扣押權得不
備函之情形時，檔案管理人員以提供複本為原則，若有調用原件
之必要，應當場清點檔案數量並請調用人簽章。
|
|
三十一、依據機關檔案檢調作業要點第十一點規定，調案人歸還檔案原
件時，檔案管理人員應當場檢查檔案狀況，若有遺失、轉借、
轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈
點等違反規定之情形，檔案管理人員應退還調案人，復原後再
歸還。若有無法修復之情形者，檔案管理人員應於目次表上註
記檔案狀況，並簽請核處調案人申誡一次。
|
|
三十二、依據機關檔案檢調作業要點第十二點第一項規定，本處人員借
調一般檔案應於十五日內、機密檔案應於七日內歸還，他機關
調用本處檔案則應於調用期限內歸還。屆期如需繼續使用，應
提出展期申請，依原借調或調用程序送權責長官核准，並知會
秘書室後，始得展延。
前項展期以三次為限，屆滿三次仍須借調檔案者，應先歸還檔
案並重新辦理借調或調用程序。
|
|
三十三、依據機關檔案檢調作業要點第十三點規定，檔案管理人員對於
逾期未歸還之檔案應定期辦理稽催，經線上稽催三次仍未歸還
者，應簽請核處申誡一次。
|
| 柒、應用 |
|
三十四、依據檔案法施行細則第十八條第二項之規定，申請閱覽、抄錄
或複製本處檔案（以下簡稱閱覽檔案），得以書面方式敘明理
由向秘書室提出申請。
|
|
三十五、本處受理檔案應用申請案件，經秘書室收文掛號後，依檔案性
質分由各業務單位以下列方式辦理審核：
（一）業務承辦單位辦理檔案應用申請案，應先檢視申請書內容，依機
關檔案檢調作業要點規定向秘書室辦理調案，並擬妥審核通知書
併同審核表簽陳本處權責長官核示後通知申請人。
（二）依據檔案法施行細則第十九條第一項規定，申請人不合規定程式
或資料不全者，業務承辦單位應告知申請人於七日內補正。
（三）申請案件之准駁，應依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八
條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理，自受理之日
起三十日內為之，如須補正資料者，自申請人完成補正之日起算
。
（四）業務單位同意檔案部份開放應用者，應製作檔案影本於必要處進
行遮掩或抽離並於審核表內註明。
（五）經業務單位同意閱覽檔案者，得以線上、郵寄或傳真方式通知申
請人；其經駁回申請者，應於檔案應用申請審核通知書內敘明救
濟途徑併同檔案應用審核表函知申請人。
|
|
三十六、申請人至本處閱覽檔案時，應出示下列文件經業務單位人員完
成登記程序後，始得閱覽檔案：
（一）審核通知書
（二）申請人應檢附身分證正、影本，營利事業或機關團體應檢附公司
（商業）登記證明文件或法人登記證明文件（如為影本應加註具
結「與正本相符，如有不實願負法律責任」字句並簽章），及負
責人、代表人或管理人之證明文件。
（三）有授權或委任代理人者，除前述證件外，尚應檢附代理人身分證
正、影本及委任書正本。如代理人所提示之申請人身分證明為影
本，須由申請人及代理人切結與正本相符。
|
|
三十七、申請檔案閱覽以提供複製品為原則，認有閱覽檔案原件之必要
者，須敘明理由並經業務單位審核後送本處一層主管核准後始
得為之。
|
|
三十八、檔案閱覽，除提供檔案複製郵寄服務者外，一律在本處檔案閱
覽區為之，並應當日歸還；閱覽人如需暫時離開，應將檔案交
予業務承辦單位人員保管，不得攜出閱覽處所。檔案閱覽完畢
應予歸還，並由業務承辦單位點收或確認登出影像系統後，始
將身分證明文件交還閱覽人。
|
|
三十九、閱覽時間除例假日及國定假日外，為星期一至星期五上午九時
至十一時；下午二時至四時；如有其他特殊原因停止開放時，
另行公告周知。
|
|
四 十、申請人未按約定時間至本處閱覽檔案者，業務承辦單位應與申
請人另約定時間後再行提供。
|
|
四十一、應用本處檔案應以使用本處提供之設備為原則；如有使用自備
之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時
載明，經許可後始得為之。
|
|
四十二、檔案管理人員得適時要求申請人不得攜帶筆、食物、飲料、刀
片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物品。
|
|
四十三、本處收費標準依檔案閱覽抄錄複製收費標準訂定之，申請閱覽
檔案經核准者，除其他法令另有規定外，依本標準之規定收費
。
|
|
|
| 捌、清理(銷毀、移轉) |
|
四十五、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查，清查範圍依年
度訂定之。
|
|
四十六、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條規定，已屆保存年限
之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單
位表示意見並簽章，各單位認有延長保存年限之必要者，應加
註延長年限之理由，未說明理由者一律視為同意銷毀。
前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。
|
|
四十七、本處各業務單位應逐案核審檔案銷毀目錄，並就下列查檢事項
，進行檔案存毀判定:
(一)檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準GRS、業務相關法規或
內部作業規範規定之保存年限。
(二)機密檔案是否已解密；會計憑証、報告、帳簿類檔案是否已依會計
法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷毀。
(三)檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留 存案例。
(四)檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民眾重大權
益、債權債務關係或仍具參考價值。
|
|
四十八、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第九條規定，本處檔案銷毀
目錄得先函送臺中市政府文化局轉國史館臺灣文獻館檢選。
|
|
四十九、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十二條第一項規定，經核
准銷毀之檔案應先集中放置於本處檔案庫房內待銷毀存放區。
|
|
五 十、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十二條第二項規定檔案之
銷毀，應由檔案管理人員會同本處第一科指派政風人員全程監
毀。
|
|
五十一、 依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十七條規定，奉准銷毀
之檔案，應將核准銷毀之文號註記於檔案銷毀目錄及案卷目
次表，經臺灣文獻館檢選並移交之檔案亦同，以案件層級辦
理銷毀者，另依相關程序辦理。
全卷銷毀者，應註記於檔案銷毀目錄封面及檔案分類總目錄
表，案卷目次表得免註記。
|
|
五十二、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十八條規定，已銷毀檔案
之目錄應併為核准銷毀文件之附件永久保存。
|
|
五十三、依據國家檔案移轉辦法第四條第二款規定，本處已屆移轉年限
之永久保存檔案，移轉前應先辦理檔案保存價值鑑定，經鑑定
仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉目錄，併同鑑定報告送
檔案中央主管機關審核。
|
| 玖、機密檔案管理 |
|
五十四、本處所稱機密檔案，指依法規定列為公務機密之密件。
|
|
五十五、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定，業務單
位承辦人員應使用本處機密檔案專用封套裝封，並填寫封套
上所列資訊項目，封口由承辦人彌封簽章後，送秘書室辦理
歸檔。封套所列案由不得略記為「密不錄由」，應記載不涉
及機密內容之描述。
|
|
五十六、依據機密檔案管理辦法第六條規定，機密檔案應與一般檔案
分別存放，並另備專用密件櫃保管之。
|
|
五十七、依據機密檔案管理辦法第七條規定，機密檔案庫房採單一出
入口管制，檔案管理人員得管制人員、物品進出，並於紀錄
表記錄之。
|
|
五十八、依據機密檔案管理辦法第八條規定，機密檔案由本處一層主
管指定專人管理。
|
|
五十九、依據機密檔案管理辦法第九條規定，借調單位內密件應經本
處一層主管核准，他單位密件應先經原承辦業務單位科長（
主任）同意，並經本處一層主管核准。
機密檔案之檢調程序依前項規定外，依本要點第三十點、第
三十二點及第三十三點有關調用及檢調期限之規定。
|
|
六 十、依據機密檔案管理辦法第十五條暨第二十條規定，本處機密
檔案歸還時，調案人應在機密檔案專用封套簽章後密封，並
加註歸還日期。機密檔案若有遺失、污損、抽換、拆散等情
事時，秘書室應協調權責單位查明責任，依規定議處；其涉
及法律責任者，並依法處理。
|
|
六十一、依據機密檔案管理辦法第二十二條規定，本處業務承辦單位
應主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
檔案清理時，秘書室應主動提領檔案會業務單位辦理機密檔
案之機密等級變更或解密事宜。
經解密之檔案，由案件業務承辦人員於「公文整合資訊系統
」填寫解密檔案案由。歸檔時，其密件公文信封套應編入頁
數。檔案管理人員應修正檔案目錄著錄內容。
|