臺中市政府主管法規共用系統

一、臺中市政府警察局（以下簡稱「本局」）檔案之管理，為了推動實務
    運作標準化，期使本局檔案點收保管、檔案應用與清理銷毀作業更臻
    健全，特訂定本規範。

二、凡因處理本局公務或與公務有關之全部文書、圖表、電子類檔案，其
    存查及發文之公文，除另有規定外，一律送交秘書室檔案股編列檔案
    ，集中管理。

三、本規範專門用語之定義如次：
    (一)案　件：指未歸檔前之公文。
    (二)歸　檔：指將需存查及發文之公文送交秘書室檔案股編管。
    (三)案　卷：指經歸檔後整理編訂之檔案。
    (四)分　類：指根據案卷內容性質，將之歸入檔案分類表最適當之類
                目內。
    (五)分類號：指代表類目之號碼。
    (六)卷　號：指同一類目中不同各案卷次序之號碼。
    (七)編　目：指依案件所屬類目編製之目錄。

四、應行歸檔之案件，各單位承辦人員應先加以檢查整理，同一性質之案
    件應予彙集，文件如有脫漏應予補齊，手續未完備者應予補備；抽存
    之附件及污損之處均予註明，用統一規定之格式詳載案由、收發文號
    、機密等級，送交秘書室檔案股檔案管理人員簽收。機密檔案其必須
    保持高度機密性之「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」文
    件，歸檔時應由承辦人員用機密檔案專用封套裝封，並應於封面上註
    明收發文單位名稱、年、月、日、字號及簡由，封口須由承辦人員蓋
    章後，送秘書室檔案股檔案管理人員編目歸檔。

五、國家機密文書機密等級區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」，
    本局一般公務機密文書列為「密」等級，其機密等級之核定、提前解
    密或延長保密期限，應由該公文承辦單位主管於必要之最小範圍內為
    之。

六、檔案管理人員對歸檔案件應逐案逐件清點核對，其要領如次：
    (一)核對存查、發文清單之文號是否與案件符合。
    (二)檢閱文首、文尾及騎縫印，以判斷文件是否齊全。
    (三)檢查附件是否齊全。
    (四)檢查原件文書處理手續是否完備，有無漏核、漏判、漏印、漏會
        、漏發等情形。
    (五)檢查有無污損。
    (六)機密檔案之封套是否填寫完整正確。
    (七)檔案人員於清點歸檔案件時，發現有前項各款或其他疑問時，應
        先向承辦人員洽詢，視其情形予以退請補正檢齊。

七、下列文件、物品應不予點收保管：
    (一)現金、有價證券以及其他貴重物品。
    (二)體積笨重、流質、氣體或易燃之爆炸品，腐蝕、消耗以及不適於
        保管者。
    (三)無關公務而又無參考價值之文件、便條及紙片等。
    (四)其他無參考價值之例行文件。

八、檔案管理人員清點歸檔案件無誤後，應將案件整理並於公文整合系統
    中立案編目。

九、本局檔案，依照「內政部警政署檔案分類暨保存年限基準表」加以分
    類立案編目。
 

十、編製就緒之案件於納入案卷後，依其類別及檔號次序排列檔案櫃，順
    序存放。機密檔案之存放應與普通檔案分開，並依機密等級分別採用
    專櫃典藏及派專人管理，機密檔案如有附件，應加註原機密文書編號。

十一、存放歸檔案件之庫房應採取下列保護措施：
      (一)庫房宜採單一出入口門禁管制。
      (二)非檔案管理人員，未經許可不得進入檔案庫房內。
      (三)煙火等易燃或危險物品禁止攜入。
      (四)庫房管理人員定期進行庫房例行檢查。

十二、受損之檔案於無法修復或歸還時，應報准銷案；對於有補抄之必要
      者加以補抄，並將經過在目錄上註明。

十三、調閱案卷，應依下列規定辦理：
      (一)由調卷人填具線上或紙本調案單交由檔案管理人員調取。
      (二)調閱案件，以掃描成電子影像，線上閱覽為主，其他必要情形，
          以紙本交付。

十四、調閱案件以調閱本單位主辦之案件為限，倘須調閱不屬於本單位之
      案件時，應經原案件主管單位之同意會章後始得調取。

十五、本局各級人員離職時，員警離職傳知單應經秘書室檔案股主管核章
      後，始完成離職手續。
 

十六、檔案之保存年限區分如下：
      (一)永久保存類。
      (二)定期保存類。

十七、本局之下列檔案永久保存：
      (一)關於本機關內部規章。
      (二)關於單位之設立、調整或裁併案件。
      (三)關於施政方針計畫及報告。
      (四)關於本機關大事紀。
      (五)關於人事任免、退休、撫卹等案件。
      (六)關於印信啟用及製換發案件。
      (七)會計憑證、帳冊銷毀案件。
      (八)其他有關歷史文獻可供永久查考之案件。

十八、定期保存之檔案，除另有規定外，應依據「內政部警政署檔案分
      類暨保存年限基準表」分類，計分二十年、十五年、十年、五年
      及三年五種。

十九、撰擬文稿人員於擬稿時，應視文件性質，在文稿左上角「保存年
      限」欄內填寫保存年限，經核判無變更者即為確定。文稿漏填保
      存年限者，應退請補填。

二十、保存年限屆滿之檔案（含機密檔案），應由檔案管理人員編製檔
      案銷毀清單經權責長官核准後，檔案管理人員應制定檔案銷毀計
      畫，整理檔案銷毀目錄，提供史政機關檢選。

二十一、應將擬銷毀之檔案銷毀計畫、檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告，
        函送檔案管理局審核。

二十二、已銷毀之檔案，其光碟資料仍應保存。全案銷毀者，應在目錄
        上加註「某年月日銷毀」字樣。

二十三、銷毀檔案之目次表，應依檔號次序另行建檔，以備參考。