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一、依據：
檔案法及相關子法作業規定，暨機關檔案管理作業手冊相關規定辦理
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二、計畫目標：
為建立本所檔案管理制度化，作業標準化，儲存電子化，應用公開化
，以健全檔案管理與開放應用，加強檔案保存與維護，爰擬具本計畫
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三、檔案管理與應用學習：檔案管理人員應參加主管機關辦理檔案法及其
相關子法作業規定訓練與研習課程。 |
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四、檔案點收：
(一)承辦人辦畢案件應於7日內歸檔，歸檔時併同歸檔清單送檔案管
理人點收，逾期歸檔案件，檔案管理人應稽催。
(二)機密案件歸檔時，承辦人應另使用機密檔案專用封套裝封，並依
規定填寫相關資料，封口加蓋印章或職名章。
(三)歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理人應退回承辦人員補正
：
1.案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
2.案件污損或內容不清楚者。
3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
4.案件未編列文號或文號有誤者。
5.案件未填註保存年限或分類號者。
6.案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。
7.案件有2頁以上，未蓋騎縫章者。
8.樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」
字樣者。
9.案件與歸檔清單之登載不符者。
10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉主任核准者。 |
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五、檔案立案編目：
(一)歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查檢，如有
業務性質相同之檔案，應併於同一案名處理，查無前案可併者，
應立新案，確立新案名。
(二)檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期先後並於案
件第1頁編寫目次號。
(三)附件應隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加蓋「
附件另存」戳記，並在附件袋標記檔號、收發文號及流水號後，
另按流水號順序存置；惟應於原檔案案卷目次表註明媒體型式、
數量及附件存放位置。 |
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六、整理檔案：
(一)編目完成依規達3公分厚度，即應依分類號成卷，並依序入庫上
架典藏。
(二)檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(三)檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦人查明補註於公文並
經主任核可後併案裝訂。
(四)檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整
齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未
達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
(五)檔案目錄彙送：每年3月及9月下載xml檔、壓縮成zip檔，檢測
資料無誤後上傳至檔案管理局備查。 |
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七、檔案清理與機密檔案管理：賡續清查本所庫房檔案、繕造清冊、依
序檢核、建立紀錄。每年定期清查機密檔案，請業務承辦人檢討辦
理機密檔案等級變更或解密。 |
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八、檔案室之安全管理：存放歸檔案件之庫房採取下列保護措施
(一)辦公時間外，必須妥為關閉。
(二)非檔案管理人員，未經許可不得進入檔案庫房內。
(三)煙火等易燃或危險物品禁止攜入。 |
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九、預期效益：
(一)健全本府檔案管理制度，提昇知識管理效能。
(二)落實檔案電子目錄建置。
(三)檔案得以妥適保存與維護，避免重要檔案散逸或銷毀。
(四)提昇檔案管理人員專業能力與技術，以加強檔案管理效能，
效達成本所檔案業務管理。 |
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十、其他：
本計畫奉主任核定後實施，修正時亦同。 |