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壹、總則
一、為使本所檔案管理作業統一化、標準化，健全檔案管理機制，
提高行政效能，爰訂定本要點。
二、本所檔案管理，除有特殊情形外，以集中管理為之。
三、本所檔案管理之電子化作業依文書及檔案管理電腦化作業規範
辦理。 |
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貳、點收
一、業務承辦人員或文書收發人員辦畢案件應於五日內歸檔，歸檔
時併同歸檔清單，送檔案管理人員點收。
機密案件歸檔時，業務承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝
封，並依規定填寫相關資料，封套彌封處由業務承辦人及主管
蓋職名章。
歸檔清單保存年限為三年。
二、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理人員應退回業務承辦
人員或文書收發人員補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
（二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。
（四）案件未編列文（編）號或文（編）號有誤。
（五）案件未填註保存年限或分類號。
（六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註
銷」字樣。
（九）案件與歸檔清單之登載不符。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉機關首長核准。
三、業務承辦人員辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，
檔案管理人員應陳報單位主管或區長查明處理。
四、檔案管理人員應定期編製歸檔案件統計表，陳報區長核閱。 |
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參、分類編案
一、業務承辦人員承辦案件，應依臺中市各區公所通用檔案分類
及保存年限區分表編立適當分類號。
二、檔案管理人員應於檔案點收後三日內完成案件層級編目。
三、編立案卷應依下列規定辦理：
（一）歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查檢
，如有業務性質相同之檔案，應併於同一案名處理，查無
前案可併者，應立新案，確立新案名。
（二）檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先
後賦予目次號，並編寫於各案件第一頁右上方空白處。
（三）附件應隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文
加蓋「附件另存」戳記，並在附件標記檔號、收發文號及
流水號後，再依流水號順序存置；另編目時應在相關欄位
內註明附件內容名稱、媒體型式、數量及附件存放位置。
四、檔案管理人員應定期編製檔案編目數量統計表，陳報區長核閱。
五、檔案管理人員應依臺中市政府規定之期限(每年三月及九月)，
辦理檔案目錄彙送，並函送臺中市政府備查。 |
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肆、整理
一、同一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下，
依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
二、整理檔案應注意下列事項：
（一）案卷厚度以三公分為原則。
（二）檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要
者，得予保留。
（三）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
（四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公
文用紙，並經機關首長核可後併案裝訂。
（五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持
整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容
；未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
（六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應
以公文用紙襯貼，不得脫離原件。 |
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伍、保管
一、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
（一）永久保存與定期保存檔案應設置專區分別存放。
（二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等
不同媒體型式分區分類保管。
（三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至
下直立排列。
（四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
（五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期
查檢有無標示脫落或需更改等情事。
(六) 機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具
安全防護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並由專人負責管理。
二、檔案庫房採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可，
不得擅自進入。 |
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陸、檢調
一、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
因業務需要，借調非主管案件時，先經單位主管核章後，送會承
辦業務主管同意，或簽請區長核准。
借調機密檔案者，應經業務承辦單位主管核准；但屬國家機密者
，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關有
核定權責人員書面授權或核准。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經區長核准後辦理。
二、依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、
調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經區長核准
後，向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責。
三、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，採線上調案為原則，
或由調案人填具調案單，送單位主管核准後始得調閱。
檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案，以提供複製品或影
像閱覽為原則。
四、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者，應於調
案歸還日期前提出展期申請，每次展期日數同借調期限。
展期次數超過三次，仍有必要使用檔案者，應先行歸還檔案後，
再依前項規定辦理借調。
機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦人員依來函
簽辦，經區長核准後辦理。
檔案管理人員應依據展期簽准結果，於調案紀錄上修正該檔案之
應歸還日期。
機密檔案之借調或展期應依第一項至四項規定程序辦理。但每次
借調或展期期間最長以七日為限。
如為案情特殊、業務需要或依法調用者，經專案簽請主任秘書以
上層級核准借調者，其借調期限不受前五項規定限制。
五、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作逾
期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸，並陳報區長。 |
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柒、應用
一、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，業務承辦
單位非有法律依據不得拒絕。
二、申請檔案應用，依本所檔案閱覽作業要點辦理。 |
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捌、清理（銷毀）
一、檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次。
二、機密檔案未經解密，不得銷毀。
三、對於已屆保存年限之檔案，應由檔案管理人員製作檔案銷毀目錄
，送會相關單位確認，如無延長保存之必要者，應制定檔案銷毀
計畫連同檔案銷毀目錄函送臺中市政府文化局轉國史館檢選。
檔案管理人員依前項規定完成檢選程序後，銷毀計畫連同原送國
史館檢選之銷毀目錄，層送臺中市政府函轉檔管局審核。
四、業務承辦單位應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等
級變更或解密事宜。
檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時，得請業務承辦單位
依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿
者，其解密事宜，由檔案管理人送業務承辦人員依規定辦理之。 |
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玖、罰則
一、違反第六點、第十六點、第二十一點規定，無正常理由者，送本
所考績委員會議處。 |