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壹、總則
一、臺中市烏日區公所(以下簡稱本所)為執行檔案法及其相關
子法規定,健全檔案管理、促進檔案開放與運用,發揮檔案
功能,特依據檔案法施行細則第二十六條規定及臺中市政府
檔案管理作業要點,訂定本要點。
二、本所檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定
者外,依本要點之規定。
三、本所檔案管理,由本所自行統一規劃,以集中管理為之。
四、檔案管理之電子化作業依文書及檔案管理電腦化作業規範辦
理。
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貳、點收
五、本所辦畢案件,承辦單位或文書單位應於五日內歸檔,歸檔
時併同存查或發文歸檔清單,送檔案管理單位點收。歸檔清
單一式二份,於檔案管理單位簽收後,各執一份備查。(本所
歸清單以電子方式為之)
機密案件歸檔時,承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封
,並依規定填寫相關資料,封口加蓋印章或職名章,並會同
主管彌封。
歸檔清單保存年限為三年。
六、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應退回承辦單
位或文書單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損、內容不清楚或無法讀取。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。
(四)案件未編列文(編)號或文(編)號有誤。
(五)案件未填註保存年限或分類號。
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
(七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或
「註銷」字樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
七、本所辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者,區長或
其授權人員應主動查明處理。
八、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量,並製作成
歸檔案件數量統計表,於次月五日前簽報權責長官核閱,作
為日後檔案管理業務之參考。
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參、分類編案
九、本所檔案分類表類及保存年限區分表,採用「臺中市各區公
所通用檔案分類及保存年限區分表」,並應依臺中市政府檔
案分類及保存年限區分表編製說明原則編製。
十、本所檔案分類,依其職掌之業務性質分類、綱、目、節,再
依案件之內容編立案名及案次號。
十一、本所檔案於點收後應於十日內完成案件層級編目,未於期
限內完成案件層級編目,區長或其授權人員應主動查明處
理。
十二、編立案卷應依下列規定辦理:
(一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容
查檢,如有業務性質相同之檔案,應併於同一案名處
理,查無前案可併者,應立新案,確立新案名。
(二)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期
之先後賦予目次號,並編寫於各案件第一頁適當空白
處。
(三)附件應隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在
原文加蓋「附件另存」戳記,並在附件袋標記檔號、
收發文號及流水號後,再依流水號順序存置;另編目
時應在相關欄位內註明附件內容名稱、媒體型式、數
量及附件存放位置。
十三、檔案管理單位應將檔案編目數量,按月作成統計表,陳報
區長或其授權人員,作為績效評鑑之參考。
第一項檔案編目數量統計表,其格式如附表五。
十四、本所應於每年三月十五日及九月十五日前,彙送檔案目錄
於檔案管理局,並於機關檔案管理資訊網列印本所檔案目
錄彙送說明表,送臺中市政府備查。 |
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肆、整理
十五、同一案卷內之案件,應按目次號大小,由小至大、由上而
下,依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
十六、整理檔案應注意下列事項:
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分
件必要者,得予保留。
(三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補
註於公文用紙,並經權責長官核可後併案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣
應保持整齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損
及檔案之內容;未達規定標準者,應以公文用紙襯貼。
(六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小
時,應以公文用紙襯貼,不得脫離原件。 |
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伍、保管
十七、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
(一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒
體類等不同媒體型式分區分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,
由上至下直立排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,
並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十八、本所為保管檔案,設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他
具安全防護功能箱櫃,裝置密鎖存放之,並指定專人負責
管理。
十九、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員,未
經許可者,不得擅自進入。 |
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陸、檢調
二十 、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。
因業務需要,借調非主管案件時,先經本單位主管核章
後,送會承辦業務主管同意,或簽請區長或其授權人員
核准。
借調機密檔案者,應經業務承辦單位主管核准;但屬國
家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機
關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。
機關間借調檔案,應備函提出請求,並經區長或其授權
人員核准後辦理。
二十一、依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法
律依據、調用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函
簽辦,經區長或其授權人員核准後,向檔案管理單位辦
理調卷,並負責稽催之責。
二十二、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人
填具調案單。
檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案,應以提供
複製品者為原則。
二十三、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者
,應於調案歸還日期前提出展期申請,每次展期日數同
借調期限。
展期次數超過三次,仍有必要使用檔案者,應先行歸還
檔案後,再依前項規定辦理借調。
機關間借調檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單
位依來函簽辦,經區長或其授權人員核准後辦理。
檔案管理人員應依據展期簽准結果,於調案紀錄上修正
該檔案之應歸還日期。
機密檔案之借調或展期應依第一項至四項規定程序辦理
。但每次借調或展期期間最長以七日為限。
如為案情特殊、業務需要或依法調用者,經專案簽請區
長或其授權人員核准借調期限者,其借調期限不受前五
項規定限制。
二十四、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定
期製作逾期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理
催歸,並陳報區長或其授權人員。
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柒、應用
二十五、申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之,
各機關非有法律依據不得拒絕。
二十六、本所檔案應用,依臺中市政府受理檔案調閱作業要點辦
理。
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捌、清理(銷毀、移轉)
二十七、本所檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次。
二十八、機密檔案未經解密,不得銷毀。
二十九、本所對於已屆保存年限之檔案,應由檔案管理單位製作
檔案銷毀目錄,送會相關單位確認後,函送市府文化局
檢選。
本所依前項規定完成檢選程序後,應制定銷毀計畫連同
原送文史機關檢選之銷毀目錄,層送市府函轉檔管局審
核。
三十 、本所永久保存之檔案,符合移轉條件者,應於期限屆滿之
次年編印移轉檔案目錄層送市府彙送檔管局。
三十一、業務承辦單位應依有關法規之規定,主動辦理機密檔案
之機密等級變更或解密事宜。
檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時,得請業務
承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜
。但保密期限屆滿者,其解密事宜,由檔案管理單位會
商業務承辦單位辦理之。
業務承辦單位辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜
時,須依第二十一點至第二十五點規定辦理機密檔案借
調程序。
三十二、本要點自奉核後即日實行,修正時亦同。 |