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壹、依據及目的
依據臺中市政府電子公文節能減紙推動續階計畫第伍點第二項規
定辦理，臺中市烏日區公所（以下簡稱本所）為加強推動實施公
文線上簽核及擴大電子公文節能減紙範疇，特訂定本計畫。
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貳、執行目標及衡量指標
一、計畫目標：擴大實施公文處理電子化及電子化會議，逐步建
立更有效率、更節能、更減紙之行政運作機制。至105年底前
總體目標如下：
(一)實施公文線上簽核比率達45%。
(二)實施公文電子交換比率達75%。
(三)實施電子化會議比率達35%。
二、衡量指標：
(一)減紙：因應公文處理電子化所節省之紙張，公文處理電子
化方式計有線上簽核、電子公布欄、公文電子交換、公文
雙面列印及電子化會議等，惟為簡化衡量指標，採下列4
項指標計算：
1、公文線上簽核比率：
公文線上簽核比率＝公文線上簽核件數/（電子公文收
文總數＋紙本來文轉線上簽核數＋自創簽稿數）×100%
註：密件之件數不計入。
2、公文電子交換比率：
公文電子交換比率＝電子發文件數/發文總件數×100%
註：發文總件數＝總發文件數扣除議員質詢、監察案件
、人民申請、人民陳情、訴願及不適用電子交換件數
（包括受文者為民眾、附件實體、密件、上行簽、其他
[如公告、人事派令]等）。
3、電子化會議比率：
電子化會議比率＝電子化會議場次/所有會議場次×100%
註：會議場次係統計各機關學校具開會通知單之會議及
依業務需求、任務編組或會議規則等相關規定召開之例
行性會議，包括以郵寄、人工及電子方式傳遞者；密等
以上之會議不計入。
(二)節能：實施公文電子化，以「網路替代馬路」所節省之能
源，計算方式為：
節省郵資費用＝使用公文電子交換發文件數×25元。
註：郵資費用以每件25元為計算基準。
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叁、實施期程：自函頒日起至105年12月31日止，推動時程詳如附錄1。 |
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肆、推動體制：本所成立電子公文節能減紙推動小組（以下簡稱推動小
組）
一、推動小組由本所主任秘書擔任召集人，本所秘書室主任擔任副
召集人，推動小組成員由秘書室文書、研考、資訊等人員擔任
，賡續推動、執行、檢視本所電子公文節能減紙作業。
二、推動小組下分為3組，分工如下：
(一)文書推動組：由本所秘書室文書人員賡續推動本所公文線
上簽核比率、公文電子交換比率、電子化會議比率達成目
標之相關處理作業。
(二)資訊組：由本所資訊人員負責推動本所實施公文線上簽核
比率達成目標。
(三)研考組：由本所研考人員負責本計畫之擬定及績效管考事
宜。
三、推動小組重點工作項目：
1、賡續推動本所公文線上簽核作業。
2、擴大本所公文電子交換範疇。
3、推廣本所以電子化型式召開會議。
4、推動文書電子化相關行政作為。
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伍、推動作業
一、賡續推動本所公文線上簽核作業
本所實施公文線上簽核之範圍：本所自收文簽辦或創簽、逐
級簽核至主管或首長決行及線上調檔等作業，應以電子化方
式全程處理。本所應以至少達成附錄1所列分年目標值為目標
，積極推動辦理。
二、擴大本所公文電子交換範疇
本所與各機關學校間傳送公文，應盡量以電子化方式處理。
三、推廣本所以電子化型式召開會議
(一)本所應於召開會議時，以儘量不提供紙本會議資料為原則
；會議資料應優先以公文電子交換、電子郵件傳遞、提供
電子檔下載方式處理。
(二)會議與會人員宜儘量避免列印會議資料，可自備電腦設備
、使用會場提供之設備開會，或以視訊會議方式辦理，以
期逐步降低紙張使用量。
(三)本所辦理電子化會議時，應考量與會人員之無障礙需求，
如因電子化會議系統無法符合特殊無障礙規範，必要時得
視與會者需要，改以其他適當方式提供。
四、推動文書電子化相關行政作為：持續推動文件資料雙面列印、
電子公布欄之應用，達到減紙及提升訊息接收時效。
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柒、其他：本計畫於奉核定後實施，若有未盡事宜，得視需要隨時修正
或補充之。
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