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一、為統一臺中市政府水利局(以下簡稱本局)機密文書清查、機密等級變
更及解密作業，以提昇檔案管理效能，特訂定本作業程序。 |
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二、檔案管理人員應定期清查機密文書，並製作待解密清單，會辦各業務
單位就解密條件成就、保密期限屆滿或未列解密條件者進行檢討，並
由承辦人員依法令辦理機密等級變更或解密手續。 |
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三、承辦人員辦理機密等級變更或註銷程序如下：
(一)保密期限已屆（如本件於某年某月某日解密）或已標示解密條件
者，承辦人員應調出原案件審查，並確認符合解密條件者，應填
寫本局機密文書機密等級變更或註銷紀錄單（以下簡稱紀錄單）
（附表一）陳奉主管核定後，浮貼或裝訂於案件首頁。
(二)原來文機關以機密文書機密等級變更或註銷通知單（以下簡稱通
知單）（附表二）通知註銷或變更機密等級者，承辦人應調出原
案件審查，並填寫紀錄單陳奉主管核定後，浮貼或裝訂於案件首
頁。
(三)經核定變更機密等級之案件，須將原案件之原密等及保密期限以
雙線劃去後，註明新密等及保密期限並蓋章；註銷機密等級或自
動解密之案件，須將原案件之原密等及保密期限以雙線劃去並蓋
章。
(四)原來文未標示解密條件或保密期限或標示之解密條件未明者，應
擬具機密文書機密等級變更或註銷建議單（以下簡稱建議單）
(附表三)，陳奉主管核定後繕發，並建議該案之原來文機關辦理
密等變更或解密。
(五)發(創)文案件之機密等級變更或註銷後，應擬具通知單，陳奉主
管核定後繕發，並通知該案之原受文機關。自動解密案件則免發
通知單。
(六)發(創)文案件未標示解密條件或保密期限者，處理程序如下︰
1.承辦人員應調出原案件審查，擬具本局機密文書機密等級變更
或註銷處理意見表(附表四)，陳奉主管核定後辦理密等變更或
解密後繕發通知單，並通知該案之原受文機關。
2.收到原受文機關建議單，承辦人應調出原卷審查，於原件填寫
解密條件或保密期限陳送主管核定後，函復原受文機關。
(七)紀錄單置放案件首頁並註明總頁數，該紀錄單不須編寫頁碼，原
案件未編頁碼者須補編之。
(八)如維持原密等或變更密等條件或繕發建議單後未獲原來文機關以
通知單答覆者，原案件送還機密檔案管理人員時，仍須以機密檔
案封套裝封。 |
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四、機密文書經檢討後，檔案管理人員處理程序如下：
(一)收到承辦人員送還之檢討完成案件，須於公文管理系統註記該文
書之新機密等級或註銷機密等級成為普通件或其他等情形。
(二)如屬不解密案件仍須歸入機密檔案管理，屬解密之案件則歸入一
般檔案管理。 |