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一、臺中市政府(以下簡稱本府)衛生局(以下簡稱本局)及所屬機關為
執行檔案法及其相關子法規定,健全檔案管理、促進檔案開放與運用
,發揮檔案功能,特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點
。 |
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二、本局及所屬機關之檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有
規定者外,依本要點之規定。 |
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三、檔案管理之電子化作業依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。 |
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四、辦畢案件,承辦單位或文書單位應於五日內歸檔,歸檔時併同存查或
發文歸檔清單,送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份,於檔案管
理單位簽收後,各執一份備查。
機密案件歸檔時,承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封,並依規
定填寫相關資料,封口加蓋印章或職名章。
歸檔清單保存年限為三年。
第一項之歸檔清單,其格式如附表一。 |
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五、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應退回承辦單位或文書
單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損、內容不清楚或無法讀取。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。
(四)案件未編列文(編)號或文(編)號有誤。
(五)案件未填註保存年限或分類號。
(六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤。
(七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字
樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
(十一)案件有特殊媒體型式未依機關檔案管理作業手冊7.5.1.3規定
載明其應記載事項。
第一項之檔案案件退件單,其格式如附表二。 |
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六、辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上經稽催仍未歸檔者,應簽請機關權
責長官處理。 |
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七、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量,並製作成歸檔案件
數量統計表,於次月五日前簽報權責長官核閱,作為日後檔案管理業
務之參考。
第一項之歸檔案件數量統計表,其格式如附表三。 |
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八、本局及所屬機關檔案分類,依其職掌之業務性質分類、綱、目、節,
再依案件之內容編立案名及案次號。 |
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九、本局及所屬機關檔案於點收後應於十日內完成案件層級編目,未於期
限內完成案件層級編目,機關權責長官應主動查明處理。 |
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十、編立案卷應依下列規定辦理:
(一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,如有
業務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案可併者,
應立新案,確立新案名。
(二)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予
目次號,並編寫於各案件第一頁適當空白處。
(三)附件應隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加蓋
「附件另存」戳記,並在附件袋(如附表四)標記檔號、收文日期
、發文日期、文(編)號、附件名稱及內容概要、媒體型式數量及
流水號後,再依流水號順序存置;另編目時應在相關欄位內註明
附件內容名稱、媒體型式、數量及附件存放位置。 |
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十一、檔案管理單位應將檔案編目數量,按月作成統計表,陳報機關權責
長官,作為績效評鑑之參考。
第一項檔案編目數量統計表,其格式如附表五。 |
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十二、本局所屬機關應於每年二月五日及八月五日前,完成檔案目錄彙送
作業。 |
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十三、同一案卷內之案件,應按目次號大小,由小至大、由上而下,依序
排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。 |
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十四、整理檔案應注意下列事項:
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要者
,得予保留。
(三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文
用紙,並經權責長官核可後併案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整
齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未
達規定標準者,應以公文用紙襯貼。
(六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以
公文用紙襯貼,不得脫離原件。 |
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十五、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
(一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不
同媒體型式分區分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下
直立排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期查
檢有無標示脫落或需更改等情事。 |
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十六、本局及所屬機關為保管檔案,應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全防
護功能箱櫃,裝置密鎖存放之,並指定專人負責管理。 |
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十七、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員,未經許可者
,不得擅自進入。 |
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十八、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。因業務需
要,借調非主管案件時,先經本單位主管核章後,送會承辦業務主
管同意,或簽請本機關權責長官核准。借調機密檔案者,應經業務
承辦單位主管核准;但屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外
,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。
涉及機關間借調機密檔案者,依機密檔案管理辦法第十一條規定,
他機關借調機密檔案,應經該機密核定機關首長或其授權人核准後
,始得提供。 |
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十九、依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調
用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經本機關權責長
官核准後,向檔案管理單位辦理調卷,並負責稽催之責。 |
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二十、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具調案單
(如附表六)或於線上進行申請。借調檔案,以提供複製品者為原
則。如已有電子影像檔案者,採線上方式辦理,其調閱應設定使用
權限,並規範使用期限及保留調閱紀錄。 |
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二十一、檔案管理人員應依核准之調案單或線上申請單,妥速檢取檔案原
件,核對件數、頁數及應歸還日期後,交予調案人清點簽收,調
案人取案時,應當場核對檔案之卷數或頁數是否正確、有無缺頁
。檢調之檔案原件,以調案單所載之範圍為限。但檔案如已裝訂
成卷不易拆開時,得整卷檢出,提供調案人使用。 |
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二十二、檔案調出後,檔案管理人員應作成調案紀錄,記載調案人、調案
單位、調案日期、案名(由)、文號、稽催情形、應歸還日期及
歸還日期。 |
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二十三、借調之檔案應妥善保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、污
損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔
案內容之情事。 |
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二十四、機密檔案借出時,應送調案人簽收,或由調案人或調案單位指定
人員親至檔案管理單位簽收。但借調極機密以上等級之檔案,應
由調案人親自至檔案管理單位簽收。歸還時亦同。
機密檔案借出時,應注意其安全維護;必要時,得採取外加封套
或機密檔案傳遞專用箱盒(袋)等防護措施,並加蓋密封章。
調案人歸還機密檔案,應在專用封套上簽章後密封;未密封者,
檔案管理人員應即通知調案人處理。歸還之機密檔案,應在調案
紀錄上註記歸還日期。 |
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二十五、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者,應於調
案歸還日期前提出展期申請,每次展期日數同借調期限。
展期次數超過三次,仍有必要使用檔案者,應先行歸還檔案後,
再依前項規定辦理借調。
機關間借調或調用檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位
依來函簽辦,經本機關權責長官核准後辦理。
檔案管理人員應依據展期簽准結果,於調案紀錄上修正該檔案之
應歸還日期。
機密檔案之借調或展期應依第一項至四項規定程序辦理。但每次
借調或展期期間最長以七日為限。
如為案情特殊、業務需要或依法調用者,經專案簽請機關幕僚長
以上核准者,其借調及展延期限依核准日期為限。 |
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二十六、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作逾
期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸。
第一項稽催單格式如附表七。 |
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二十七、檔案逾期未歸還且經稽催三次仍未歸還時,檔案管理人員應將該
調案人及稽催情形簽請本機關權責長官處理。 |
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二十八、機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其
借調檔案情形。調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得
轉借。借調檔案如屬依法調用或機關借調且未歸還者,應依相關
規定列為職務移交事項。 |
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二十九、檔案應用,依本局訂定之檔案開放應用要點辦理。 |
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三十、本局及所屬機關檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次。 |
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三十一、機密檔案未經解密,不得銷毀。 |
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三十二、本局及所屬機關對於已屆保存年限之檔案,應由檔案管理單位製
作檔案銷毀目錄,送會相關單位確認後,函送本府文化局檢選。
本局及所屬機關依前項規定完成檢選程序後,應制定檔案銷毀計
畫連同原送文史機關檢選之檔案銷毀目錄,以及依機關檔案管理
作業手冊第16.4.1.6所列情形併附之相關文件,層送本府函轉國
家發展委員會檔案管理局審核。 |
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三十三、本局及所屬機關永久保存之檔案,自文件產生日起屆滿二十五年
者,應於次年移轉檔案局管理。屆滿移轉年限之檔案,移轉前應
先辦理檔案保存價值鑑定,經鑑定仍具永久保存價值者,應編製
檔案移轉目錄,併同鑑定報告,層送本府函轉檔案管理局審核。 |
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三十四、機關裁撤時,其永久保存之檔案應移轉檔案管理局,定期保存之
檔案應移交上級主管機關或其指定之機關,或依規定辦理銷毀。
機關改組時,其所有檔案應移交至業務承接機關。
機關部分業務移撥他機關時,其有關之檔案應併同移交。
前三項之機關檔案移(轉)交作業最遲應於生效前辦理完成,逾
期未完成,機關權責長官應主動查明處理。 |
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三十五、業務承辦單位應依有關法規之規定,主動辦理機密檔案之機密等
級變更或解密事宜。
檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時,得請業務承辦單位
依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿
者,其解密事宜,由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理之。
業務承辦單位辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜時,須依
第十八點至第二十五點,以及第二十八點規定辦理機密檔案借調
程序。 |
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三十六、本局所屬機關檔案管理人員,得隨時觀摩本局檔案管理作業,以
溝通觀念與作法。 |
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三十七、本局對於所屬機關檔案管理情形,應定期辦理考評及獎懲。 |
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三十八、違反第六點、第九點、第十七點、第二十五點、第三十三點規定
,無正常理由者,應送考績委員會議處。
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