法規內容:
一、目的:為提升臺中市政府(以下簡稱本府)各一級機關及各區公所公
文處理效能,透過平時管制與年終檢核作業,加強輔導改進及抽查,
以提升施政效能及市民滿意度。
二、依據:文書流程管理作業規範第十三章公文檢核暨本府文書流程管理
稽核要點第二十九點規定。
三、實施對象:本府各一級機關及各區公所。
四、實施內容:
(一)平時管制:每月辦理。
(二)年終檢核:每年上半年執行前一年度公文檢核作業。
(三)不定期查核:由本府研究發展考核委員會(以下簡稱本府研考
會)視各機關公文時效統計資料及因應實際需要,對各機關隨
時進行抽查。
五、評核方式:
(一)平時管制:實施逾期評比作業。
1.實施期間:每年一月一日至十二月三十一日,每月統計辦理。
2.實施對象(如附表一),其分類如下:
(1)一級機關:計二十八個。
(2)各區公所:計二十九個。
3.評比指標:
(1)針對各機關之一般公文、受會公文及申請案件與訴願答
辯案件四類公文分別評比。
(2)評比目標強調降低逾期比率及平均處理速度,其中一般
公文及受會案件逾期比率為三%以下並排名;另針對有申
請案件及訴願答辯案件之機關或區公所,設定逾期比率
為三%以下並排名。
4.績效評核方式:由本府研考會每月十五日前函送前月逾期公
文統計結果並提報市政會議,未達目標之機關應提出檢討改
進措施。
5.平時獎懲部分:各機關每月評比成績列為公文檢核成績評分
項目之一,並據以計算全年整體公文成效。
6.每月公文抽查規定:為避免各機關以存查另案辦理方式規避
公文逾期情形,推行各機關不當存查之抽查制度,請依本府
研考會抽查規定辦理,各一級機關及區公所每月函送公文抽
查表至本府研考會,本府研考會得實地查證、核對資料或請
一級機關或區公所派員說明。
7.自主管理:各一級機關及區公所應設立常態性公文督導機制
,定期召開檢討會議,辦理評核、實地查證或督導等。自主
管理相關會議及督導資料,應副知本府研考會。
8.各一級機關應隨時督導所屬機關公文逾期情形,並定期對所
屬機關公文管考作業進行年度檢核,本府研考會將視需要進
行實地查證或抽檢。
(二)年終檢核:
1.檢核機制:為考評本府各機關之文書處理時效,並加強輔導
改進、抽查及落實加強本府各機關公文督考作業,本府年度
檢核作業分為「機關檢核」、「公所檢核」及「複檢輔導」
三類,前二類採隔年輪流運作方式辦理,並視年度成績兼採
「複檢輔導」機制辦理,以提升整體性公文處理績效,實施方
式如下:
(1)機關檢核:分年至本府一級機關進行書面及實地檢核工作,
評定各受檢機關公文績效。
(2)公所檢核:分年至本市各區公所進行書面及實地檢核工作,
評定各受檢機關公文績效。
(3)複檢:由檢核小組針對前一年度成績不佳之機關進行複檢
輔導工作,惟不予評定受檢機關成績。複檢之重點在於督
導上次缺失、協助改進;受檢機關應於受檢後,針對檢核
報告之缺失及建議事項檢討改進,其辦理情形將納入次年
度檢核時一併檢核。
2.進行方式:
(1)檢核小組:檢核小組由 市長指派本府參議以上一人擔任小
組召集人(綜理檢核工作),本府研考會指派主任秘書以上
一人擔任副召集人(協助召集人處理相關事宜),本府研考
會管制考核組組長擔任執行秘書(督辦考核計畫之擬定及
執行),由本府研考會管制考核組及為民服務組派員組成
檢核小組,負責評定各機關之公文績效,並列述執行具體
成果及改進意見,由本府研考會負責幕僚行政作業。
(2)依排定時程至受檢機關進行實地檢核(檢核日程表另定之)
,由小組委員依各檢核項目進行檢核並評定成績等第。
(3)檢核項目及配分:檢核項目由本府研考會依權責訂定,檢
核指標項目如下:
甲、公文時效管制作業:由「平時管考機制」、「人民申
請案件績效」、「不當存查抽查機制」及「平時評比
成績」四項組成,檢核項目、權重比率及檢核對象依
全年度申請案件件數區分為二組,總成績計算分別適
用附表二及三之分項一,檢核項目得視本府每年公文
檢核推動重點酌予調整實施。
乙、陳情案件管制作業:檢核項目、配分及實施內容詳附
表二及三之分項二。
(4)受檢機關現場配合及準備事項:依各檢核項目分項整卷備
妥相關佐證資料。(得以線上查閱者免備書面卷宗)
(5)檢核小組將針對考評年度辦理之相關公文加以抽調檢核(
含併案歸檔之全案資料,其中抽調受檢之案件應另予標示,
俾利查考),抽調之公文文號由檢核小組於受檢前三日內
提供,請預先調妥抽檢公文。
(6)檢核成績計算:
甲、公文檢核將依各受評機關之受檢成績予以等第評定。
乙、將各分項檢核項目得分加總後,總和即為受檢機關實
際得分,檢核成績等第如下:
A.優等:總分九十分以上者。
B.甲等:總分八十以上未滿九十分者。
C.乙等:總分七十分以上未滿八十分者。
D.丙等:總分六十分以上未滿七十分者。
E.丁等:總分未滿六十分者。
丙、獎懲作業:各機關獎懲人員應以實際辦理公文檢核業
務確有績效(或缺失)者為限,包括主任秘書、研考
主管、推動公文業務之研考人員等,人數以不超過五
人為原則,主辦人員依下列規定獎懲之,直屬主管獎
懲額度依獎由下起、懲由上先原則核敘;協辦人員降
一級核敘。
A.獎勵:檢核成績前三名且符合下列評定分數之機關
,由檢核小組綜合評定後簽經 市長核可,於市政會
議給予機關獎狀,並由機關依下列額度獎勵之:
i.第一名且總分達八十分以上:主辦人員記功一次。
ii.第二名且總分達八十分以上:主辦人員嘉獎二次
。
iii.第三名且總分達八十分以上:主辦人員嘉獎一
次。
B.懲處:檢核成績最低三名且未達下列標準之機關,
機關應提出檢討改進措施簽告 市長,並由機關依下
列額度懲處之:
i.倒數第三名且總分未達七十分:主辦人員書面糾正
一次。
ii.倒數第二名且總分未達七十分:主辦人員申誡一
次。
iii.倒數第一名且總分未達七十分:主辦人員申誡二
次。
C.本府檢核小組成員之獎勵作業,由本府研考會專案辦
理。
六、本計畫所需經費由本府研考會於相關經費項下支應。