法規內容:
一、目的:為提升臺中市政府(以下簡稱本府)一級機關及所屬各區公所
公文處理效能,透過平時管制與年度檢核作業,加強輔導改進及抽查
,以提升施政效能及市民滿意度。
二、依據:文書流程管理作業規範第十三章公文檢核及本府文書流程管理
稽核要點第二十九點規定。
三、實施對象:本府一級機關及所屬各區公所。
四、實施內容:
(一)平時管制:每月辦理。
(二)年度檢核:每年執行年度公文檢核作業。
(三)不定期查核:由本府研究發展考核委員會(以下簡稱研考會)視
各機關公文時效統計資料及因應實際需要,對各機關隨時進行抽
查。
五、評核方式:
(一)平時管制:實施逾期評比作業。
1.實施期間:每年一月一日至十二月三十一日。
2.實施對象,分類如下:
(1)機關組:本府一級機關。
(2)公所組:本府所屬各區公所。
3.評比指標:針對實施對象之一般公文、受會公文及申請案件與訴
願答辯案件四類公文分別評比,以逾期比率為評比指標並進行排
名。
4.績效評核方式:由研考會每月十五日前統計前月逾期公文評比結
果並納入年度檢核成績評分,逾期比率超過百分之三之機關應提
出檢討改進措施且落實究責公文逾期情形,研考會每半年將公文
評比結果簽報市長。
5.平時獎懲部分:各機關每月評比成績列為公文檢核成績評分項目
之一,並據以計算全年整體公文成效。
6.每月公文抽查規定:為避免各機關以存查另案辦理方式規避公文
逾期情形,推行各機關不當存查之抽查制度,請依研考會抽查規
定辦理。
7.本府一級機關及所屬各區公所每月函送公文抽查表等報表至研考
會,研考會得實地查證或請本府一級機關或所屬各區公所派員說
明。各機關抽查之缺失或申復案件納入年終考績參考。
8.自主管理:本府一級機關及所屬各區公所應設立常態性公文督導
機制,定期召開檢討會議,辦理評核、實地查證或督導等。自主
管理相關會議及督導資料,應副知研考會。
9.一級機關應隨時督導所屬機關公文逾期情形,並定期對所屬機關
公文管考作業進行年度檢核,研考會將視需要進行實地查證或抽
檢。
(二)年度檢核:
1.檢核機制:為考評本府各機關之文書處理時效,並加強輔導改進
、抽查及落實加強本府各機關公文督考作業,本府年度檢核作業
分為機關檢核、公所檢核及複檢輔導三類,前二類採隔年輪流運
作方式辦理,並視年度成績兼採複檢輔導機制辦理,以提升整體
性公文處理績效,實施方式如下:
(1)機關檢核:分年至本府一級機關進行書面及實地檢核工作,評
定各受檢機關公文績效,並視需要抽核本府二級機關公文績效
。公文檢核項目表適用附表一及二。
(2)公所檢核:分年至本府所屬各區公所進行書面及實地檢核工作
,評定各受檢機關公文績效。公文檢核項目表適用附表三。
(3)複檢:針對前一年度成績不佳之機關進行複檢輔導工作,惟不
予評定受檢機關成績。複檢之重點在於督導上次缺失、協助改
進;受檢機關應於受檢後,針對檢核報告之缺失及建議事項檢
討改進,其辦理情形將納入次年度檢核時一併檢核。
2.進行方式:
(1)檢核小組:由研考會派員組成,於指定期間內至各機關進行實
地檢核,負責評定各機關之公文績效及其他幕僚行政作業,並
列述執行具體成果、改進意見。
(2)檢核日程表及評分表由研考會另定,並由小組成員依各檢核項
目進行檢核並評定成績等第。
(3)檢核項目及配分:檢核項目由研考會依權責訂定,檢核指標項
目如下:
甲、公文時效管制作業:由平時管考機制、不當存查抽查機
制及平時評比成績三項組成,檢核項目、權重比率及檢
核對象依全年度申請案件件數區分為三組,總成績計算
分別適用附表一至附表三之分項一。
乙、人民申請案件管制作業:總成績計算分別適用附表一及
附表三之分項二。
丙、檢核細部項目及配分由研考會依每年公文檢核推動重點
另定之。
(4)受檢機關現場配合及準備事項:依各檢核項目分項整卷備妥相
關佐證資料。(得以線上查閱者免備書面卷宗)
(5)檢核小組將針對指定期間辦理之相關公文加以抽調檢核(含併
案歸檔之全案資料,其中抽調受檢之案件應另予標示),抽調
之公文文號由檢核小組於受檢前三日內提供或現場抽調,請配
合相關抽調作業。
(6)檢核成績計算:
甲、公文檢核將依各受評機關之受檢成績予以等第評定。
乙、將各分項檢核項目得分加總後,總和即為受檢機關實際
得分,檢核成績等第如下:
A.優等:總分九十分以上者。
B.甲等:總分八十以上未滿九十分者。
C.乙等:總分七十分以上未滿八十分者。
D.丙等:總分六十分以上未滿七十分者。
E.丁等:總分未滿六十分者。
丙、獎懲作業:各機關獎懲人員應以實際辦理公文檢核業務
確有績效或缺失者為限,包括主任秘書、研考主管、推
動公文業務之研考人員等,人數以不超過五人為原則,
主辦人員依下列規定獎懲之,直屬主管獎懲額度依獎由
下起、懲由上先原則核敘;協辦人員降一級核敘。
A.獎勵:檢核成績前三名且符合下列評定分數之機關,
由研考會考核人員綜合評定後簽經 市長核可,於市
政會議給予機關獎狀,並由機關依下列額度獎勵之:
i.第一名且總分達八十分以上:主辦人員記功一次。
ii.第二名且總分達八十分以上:主辦人員嘉獎二次。
iii.第三名且總分達八十分以上:主辦人員嘉獎一次。
B.懲處:檢核成績最低三名且未達下列標準之機關,機
關應提出檢討改進措施簽告 市長,並由機關依下列
額度懲處之:
i.倒數第三名且總分未達七十分:主辦人員書面糾正
一次。
ii.倒數第二名且總分未達七十分:主辦人員申誡一次。
iii.倒數第一名且總分未達七十分:主辦人員申誡二次。
C.本府檢核小組成員之獎勵作業,由研考會專案辦理。
六、本計畫所需經費由本府研考會於相關經費項下支應。