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歷史法規

法規名稱: 臺中市政府文書流程管理稽核要點
民國 106 年 02 月 17 日
圖表附件:
法規內容:

壹、依據及適用範圍
一、臺中市政府(以下簡稱本府)為統一本府及所屬各機關公文處理流程
    ,增進各級人員自我管理精神,提高公文品質及行政效率,特訂定本
    要點。
二、本要點適用於下列機關(以下簡稱各機關):
   (一)本府各機關。
   (二)各市立學校。
   (三)市營事業機構。


貳、處理時限
三、各類公文處理時限如下:
   (一)一般公文:
        1、最速件:一日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成)
            。
        2、速件:三日。
        3、普通件:六日。
        4、限期公文:
           (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限
                 辦理,其處理時限包含假日計算在內。
           (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期
                 限者,該文得以普通件處理時限辦理。
           (3)變更來文所訂期限者,應聯繫來文機關確認,並留存
                 公務電話紀錄或相關文書。
           (4)開會、會勘通知單等通知性質文書,其處理時限以所
                 指定開會、會勘日期為準。
        5、府一層主持之會議,紀錄應自會議結束翌日起算三個工作
            天內簽出機關,但有下列情形者,不在其限:
           (1)如需先會辦他機關者,受會機關應比照受會公文,於
                 收到會辦公文之日起三日內完成會辦,主辦機關最遲
                 應於會議結束翌日起六個工作天內簽出機關。
           (2)與所屬上級或二級機關間之陳核比照前開會辦時效,
                 主辦機關最遲仍應於會議結束翌日起六個工作天內簽
                 出機關。
        6、專案管制案件或其他未明定期限之特殊性案件(包括計畫、
            規劃、研究、法規、調解、調查、聲復等案件),各機關得
            視事實需要自行擬定處理期限,並陳報機關首長核准後依
            限處理。
        7、創簽稿案件應視為一般公文管制,且承辦人應自系統取號
            後始得送出陳核,創簽稿如欲銷號者,需敘明理由並由單
            位主管核准後送收發人員辦理銷號。
        8、會辦之案件,跨機關之受會期限為三日,機關內部之受會
            期限為一日,並依收發文程序辦理。
  (二)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件或立法委
        員質詢案件,應依相關法規辦理。
  (三)交辦列管案件,應依交辦列管機關所訂之預定完成期限處理,
        未訂期限時,依一般公文時效管制。
  (四)定期表報,應依各該表報所訂之填報期限處理。
四、一般公文處理時限之計算,除最速件應隨到隨辦外,應自機關總收
    文之次日起至結案之日止,例假日得予扣除,但不含差假日數。
五、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或
    其他依法令另有規定期限之公文,其辦理期間假日不予扣除。
    公文處理時限之末日如為假日者,則以該日之次一工作天為時限之
    末日。
六、下列一般公文於結案後計算使用日數時得執行扣除:
   (一)府層級之核閱時間,得扣除日數。
   (二)送會本機關以外機關者,從送會之日起至會畢之日,其期間
         得予扣除。
   (三)因不可歸責於辦理機關之事由(如公文系統服務廠商、電信
         服務業者、廠商施工、颱風、火災、水災、駭客攻擊等)致
         公文系統服務中斷或暫停者,得提出相關佐證資料並扣除
         等待修復期間。等待修復期間未滿半日者,不予扣除;超
         過半日,不滿一日者,扣除半日。
七、下列文件,應併案辦理:
   (一)各件公文案情相同者。
   (二)同一案情之正副本。
   (三)對其他機關來函查催案件,而仍待辦者。
八、併辦案件以首件收文進行管制,其餘併辦公文雖得存查,但應附
    隨首件收文併檔處理,首件公文之擬辦意見中應敍明擬併案文號
    與併案理由。
    前項首件公文如已存查,機關再次收受相同案情公文時,其後續
    收受之公文仍應簽准後始得存查。
九、彙辦案件來文均不得存查,前件彙辦公文併入後件,待最後一件
   (末件)來文時,以末件為基礎,計算彙辦案件時效,末件公文
    之擬辦意見中應敍明擬併案文號與併案理由。
十、除最速件隨到隨辦外,速件、普通件應依據時限,參照本要點處
    理各階段流程,由各機關訂定每一過程之可使用時間,作為稽催
    準據。
十一、機關間改分作業應依下列規定:
     (一)公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦機關或單位,
           遇有分文爭議案件,應指定專人協調並以最速件判定,
           俾提昇效率。
     (二)改分公文之管制或統計時效起算點,仍以總收文原登錄
           收文日期為準。
     (三)機關間或機關內之單位間涉及改分及移文作業未於工作
           時間八小時內完成者,應依本要點第三十四點專案簽報
           議處。
十二、限期公文之管制:
     (一)定有處理期限之案件,如涉及數個機關權責,需先行會
           辦或彙集資料者,主辦機關對各機關之辦理進度,應嚴
           加掌控並積極查催,未完成來文應辦事項前,不得結案
           。
     (二)來函要求調查、研提計畫之案件,短期內無法完成,經
           擬定預計完成期日,由機關首長核准後,知會收文人員
           更改辦理期限,依核准之預計完成期日比照限期公文列
           管。
十三、下列情形之公文,得簽擬存查:
     (一)無轉行或答復必要之文件或例行准予備查之文件表報。
     (二)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
     (三)屬通知、參考性之文件。
     (四)利用電子郵遞、通報網路或電話方式辦理登錄或答復,
           辦理完成後簽註辦理結果併同檢附相關回復資料者。
     (五)彙、併辦案件於彙併辦過程中所收受之文件,於擬辦意
           見中敍明併案理由後併入主案者。
     (六)請款、核銷案件,完成相關程序者。
     (七)依規定得予存查之案件。


參、管制範圍
十四、全程管制:
      必須遵守公文處理時限規定,從收文(或創簽稿)至發文(
      或存查)、歸檔,全程列入管制。
十五、全面管制:
     (一)各機關內部單位均應列入管制範圍,即無論總收、總發
           文件,或機關收文、機關發文、創簽、創稿(或存查)
           均應列入管制。
     (二)各機關均應實施文書流程管理,以求全面配合。


肆、公文稽催及權責劃分
十六、機關單位主管人員責任:
     (一)在權責內核准展期案件,對逾時案件未辦展期者,應督
           促承辦人妥適處理。
     (二)確實掌握屬員之公文辦理情形,於期限屆滿前督促辦結
           ,以有效預留其他流程的處理時間。
     (三)部屬差假時,應督促職務代理人確實負起代理責任,於
           時效內辦妥公文。職務代理人因特殊情形,無法代為處
           理時,應責由主管科(組)長(或指定人員)負責處理,
           職務代理人或其主管科(組)長均因差假不能處理公文時
           ,應由機關首長或其代理人,負全責作適當處理。
     (四)對涉及二個以上機關案件,宜與相關機關商定作業原則
           後再行處理,避免因往來會辦而延誤時效。
     (五)對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得核准
           調整來文處理速別,或指定授權人員核准調整之。
     (六)對逾處理時限三十日之待辦案件,應向上級主管報備,
           並會專責管制單位處理。
     (七)配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共
           同檢討改進單位文書流程,並適時提出公文時效優劣案
           件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。
十七、專責管制單位責任:
     (一)每星期應查詢登記桌一次,發現錯誤,應指導改正,並
           定期辦理逾期報表查催,承辦單位仍延不辦理及答復原
           因者,以故意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追蹤
           至結案為止。
     (二)對超過辦理期限一個月之未結案件,應予清查並作個案
           分析,防止積案發生。
     (三)必要時會同有關人員實施抽查,如發現應辦而存查案件
           ,除退回承辦單位辦理外,並按情節輕重簽處。
     (四)檢討稽催作業缺失,提請改進。
     (五)綜合統計分析管制成果應對內公布,並視需要提報主管
           會報、業務會報,同時建議獎懲,或視需要舉行文書流
           程管理研討會議,與文書、業務及檔案等相關單位共同
           檢討改進。
     (六)彙整公文時效統計資料,依限提送「臺中市政府研究發
           展考核委員會(以下簡稱研考會)。
十八、承辦人員責任:
     (一)每日應進入公文整合資訊系統,檢查有無逾期公文(含
           受會公文),確實掌握文書處理時效,對經辦文件,確
           遵文書處理手冊規定辦理,基於自我管理原則,確保公
           文品質與時效,並依規定期限辦結。自收文起至發文止
           ,應負文件全程各階段查催之責(應留存公務電話紀錄
           或行文催辦等)。如查催發生困難時,應即簽報,必須
           展期時,報請權責主管核准。
     (二)接獲研考人員逾期未結案件報表,應逐案查復,迅予清
           理,不得延宕。
     (三)對有時效性案件應親自持會,同一案件請二個以上機關
           核會時,應複製(影印)同時送會。
     (四)無論送會或受會均應管制時間,如不能依限退回時,受
           會機關應將原因、理由及預定會畢時間通知送會機關。
     (五)公文未經收發人員登錄不得私自收受,應辦案件不得簽
           辦存查,或先簽存查再以創稿發文。
     (六)各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序,簡化工
           作流程,以提升公文處理時效。
十九、收發人員責任:
  (一)每星期應將逾期未結案件事前檢查週報表送承辦人員填報
        ,除市長室列管案件之核章應至機關首長外,餘陳核單位
        主管參處。
  (二)逐日檢查公文處理紀錄,管制登記機關內每一案件的處理
        過程與使用時間。
  (三)對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者,
        應依規定辦理稽催,並將查催資料提供單位主管參處。
  (四)配合研考人員辦理調卷分析需要,提供必要的資料。
  (五)公文性質之設定攸關公文時效,收文人員應正確登錄公文
        性質,遇限期公文時,應正確登錄限辦日期。
二十、展期申請:
  (一)一般公文未能於規定時間內辦出時,承辦人應於屆滿辦理
        期限前申請展期並以二次為限,第一次展期不得超過原預
        定結案日期一倍,需由單位主管核准,第二次展期日數,
        依案件實際需要提出,不得超過累計總辦理日數三十日,
        需由機關首長或首長授權之主管核准。但因情形特殊,必
        須辦理超過總辦理日數三十日時,應簽經 市長核准,並
        知會機關研考人員列入管制。
  (二)市長室列管案件之展延以一次為限,不得超過十日(含假
        日),應由機關首長親核。
  (三)限期公文如連繫來文機關未獲同意變更原處理期限者,應
        辦理展期手續,並以逾期案件統計。
  (四)專案案件之展期,應由機關首長核准,並知會機關研考人
        員列入管制,每次展期日數以不超過六個月為限。
  (五)展期必須確屬需要,各權責主管應從嚴審核或提示處理原
        則,避免展期。
  (六)辦理展期之公文以逾期案件列計,逾期案件經辦理展期後
        ,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓責任,不得以曾
        提出展期作為申復理由或拒絶申復。


伍、專案管制案件
二十一、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦的複雜案件,以「案
        」為管制單元。
二十二、專案管制案件成立要件:
       (一)實質要件:需長時間多方面研議且需時三十日以上
             始可辦結之複雜案件,如涉及政策、法令或需多方
             會辦、分辦始能定案者,可列為「專案管制案件」
             。
       (二)程序要件:
             1、須於原件處理時限屆期前依規定提出申請,一
                 次申請之期限不得超過六個月。
             2、如因機關首長或主管書面指示而符合專案管制
                 實質要件者,申請時間不受前款限制。
             3、應由承辦單位,敘明專案名稱與申請理由,並
                 訂定作業計畫及預定完成日期,送機關研考單
                 位審查,簽請機關首長核准後,由機關研考單
                 位負責管制,並由承辦單位定期提報執行情形
                 至結案為止,如超過預定完成時間,仍應申請
                 展期。
             4、因案件數量眾多,且符合前述規定者,可以通
                 案方式簽請機關首長核可,不必逐一提出申請
                 。
二十三、專案管制案件不列入一般公文數量與時效統計。
二十四、預計能在三十日內辦結之案件及限期公文、市長室交辦
        列管案件、立法委員或市議員質詢案件、人民申請案件
        、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質,
        均不另列為專案管制案件。各機關應嚴格審查,以防氾
        濫,並予詳細登記,以備檢查。
二十五、經機關研考人員列管之專案管制案件應由承辦單位按時
        填報執行情形至結案為止,逾期按情節輕重簽請懲處。


陸、人民申請案件
二十六、本府人民申請案件應依照「臺中市政府處理人民申請案
        件作業要點」相關規定確實辦理。


柒、公文檢核
二十七、各機關研考人員每月應實施公文總檢查一次,將上月份
        公文處理成績月報表及申請案件辦理情形統計表,按月
        提送本機關業務會報或相當性質之會議報告,並於規定
        時間前送研考會備查。
二十八、各機關研考人員每月公文總檢查後,對逾期公文應調卷
        分析各階段處理時間,並送積壓責任人員申復逾期理由
        及檢具相關文件,申復人員未如期申復者,研考人員應
        即逕行判定逾限責任。判明有逾限責任或有積壓情事者
        ,應按情節輕重簽報機關首長核辦。
二十九、各機關至少每半年應自行檢核一次;各機關對所屬機關
        (單位)之公文登錄及管考作業每年應定期檢核一次,如
        公文登錄成績甚差或異常者,得隨時派員輔導或實施作
        業講習。
三十、本府對各級機關公文之處理情形,應隨時查考,必要時得
      舉行公文處理成效檢核,其執行計畫,由本府相關權責機
      關訂定實施。


捌、獎懲
三十一、各機關對各級處理公文人員,應嚴加考核,經個案或個
        件分析結果,得對文書流程管理之重大績效或缺失進行
        專案獎懲。
三十二、有下列情事之一者,得專案簽報獎勵:
       (一)公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面
             均有優良表現之人員。
       (二)登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文
             書流程管理制度之落實推動有重大貢獻者。
       (三)辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
       (四)文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確
             具績效者。
三十三、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下:
       (一)嘉獎一次或二次。
       (二)記功一次或二次。
       (三)記大功一次。
三十四、有下列情事之一者,得專案簽報議處:
       (一)登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析致文
             書流程管理原則不能落實者。
       (二)無故積壓公文情形嚴重者。
       (三)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
       (四)違反分層負責規定者。
       (五)無故拒收公文或對承辦公文,延不簽收逾二日者
             。
       (六)核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者
             。
       (七)改分或移文作業逾工作時間八小時且嚴重影響案
             件處理時效者。
       (八)會簽公文無故逾一倍之公文時效者。
       (九)承辦人員無故未將判發之文稿送發文,逾一日者
             。
       (十)公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理
             者。
       (十一)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
       (十二)對研考人員填報之稽催報表未予答復達二次以
               上且無正當理由者。
       (十三)擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電
               遞、傳真者。
       (十四)應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者
               經糾正再犯者。
       (十五)逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員
               登記者。
       (十六)對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權
               責主管核准擅改紀錄者。
       (十七)人民申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一
               次詳加註明通知補正者;人民申請案件展延一
               次仍未辦結,經糾正仍未改善者。
       (十八)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時
               效情形重大者。
       (十九)針對有時效之應簽辦事項,視為限期公文,如
               有應簽辦而延遲簽辦致生重大延誤時,研考人
               員應自交辦之次日起算延誤責任。
       (二十)違反本要點或文書管理之相關規定而屬情節重
               大者。
三十五、公文處理人員適用之懲處種類規定如下:
       (一)申誡一次或二次。
       (二)記過一次或二次。
       (三)記大過一次。
   對於未達申誡程度有糾正必要者,得予以書面糾正。
   同一人同一年內因公文延誤或疏失而受書面糾正達三次者,
   記申誡一次,由研考人員於每年度終了之次月統計完畢,並
   送人事單位辦理,同時報送研考會備查。
三十六、承辦員或各級核稿人員,於簽章上未記載日期時間,得
        由其上一層級人員簽註之日期時間推定。
三十七、各機關研考人員,對逾期公文之檢查結果,應按情節輕
        重依臺中市政府公文處理逾限懲處標準表(附表一)擬
        具懲處類別,簽報機關首長核定。
三十八、繁複費時之公文,雖有逾限但能提具各階段均積極處理
        證明文件者,得比照懲處標準酌予減輕或免予處分。
三十九、各級人員如其處理公文量明顯過多,或所承辦業務內容
        繁複,確難如期完成,並經檢具相關資料者,得比照懲
        處標準酌予減輕或免予處分。
四十、直屬主管有下列情形之一者,應負連帶責任:
     (一)明知屬員有逾限情事,未積極督促辦理,致有重大
           逾限情事者 。
     (二)對屬員應簽辦而予以存查之案件,批准且未持續督
           促辦理,致延誤公務者。
     (三)對屬員處理流程明顯之疏失未予糾正,致生嚴重逾
           限情事者。
     (四)對各類有時效性之送判公文,未能儘速核閱或督促
           ,致重大違誤逾期者。
      前項連帶責任之懲處,以不超過承辦人員之懲處額度為
      原則。
四十一、公文各階段處理時限參考表如附表二。