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臺中市政府主管法規共用系統

列印時間:113.11.15 00:29

歷史法規

法規名稱: 臺中市政府提升公文績效實施計畫
民國 106 年 04 月 13 日
圖表附件:
法規內容:

一、目的:為提升臺中市政府(以下簡稱本府)一級機關及所屬各區公所
   (以下簡稱各機關)公文處理效能,透過平時管制與年度檢核作業,
    加強輔導改進及抽查,以提升施政效能及市民滿意度。


二、依據:文書流程管理作業規範第十三章公文檢核及本府文書流程管理
    稽核要點第三十點規定。


三、實施對象:本府一級機關及所屬各區公所。

四、實施內容:
   (一)平時管制:每月辦理。
   (二)年度檢核:每年執行年度公文檢核作業。
   (三)不定期查核:由本府研究發展考核委員會(以下簡稱研考會)
         視各機關公文時效統計資料及因應實際需要,對各機關隨時進
         行抽查。


五、評核方式:
   (一)本計畫檢核成績包含一般公文(含受會公文及訴願答辯案件)
         、申請案件與人民陳情案三類公文,其中人民陳情案評核方式
         另訂之。
   (二)平時管制:實施逾期評比作業。
         1.實施期間:每年一月一日至十二月三十一日。
         2.實施對象,分組如下:
          (1)機關組:本府一級機關。
          (2)公所組:本府所屬各區公所。
         3.評比指標:針對實施對象之一般公文及申請案件二類公文分
           別評比,以逾期比率為評比指標並進行排名。
         4.績效評核方式:
          (1)由研考會每月十五日前統計前月逾期公文評比結果並納
               入年度檢核成績評分,逾期比率超過百分之三之機關應
               提出檢討改進措施,且落實究責公文逾期情形。
          (2)由研考會每年將處理績效簽報市長。
         5.平時獎懲部分:各機關每月評比成績列為公文檢核成績評分
           項目之一,並據以計算全年整體公文成效。
         6.每月公文抽查規定:為避免公文不當結案之情形,各機關應
           依研考會抽查規定,抽查公文缺失,並通知同仁改善。
         7.本府各機關每月函送公文抽查表等報表至研考會,研考會得
           實地查證或請各機關派員說明。各機關抽查之缺失或申復案
           件納入年終考績參考。
         8.自主管理:本府各機關應設立常態性公文督導機制,定期召
           開檢討會議,辦理評核、實地查證或督導等。
         9.一級機關應隨時督導所屬機關公文逾期情形,並定期對所屬
           機關公文管考作業進行年度檢核,研考會將視需要進行實地
           查證或抽檢。
   (三)年度檢核:
         1.檢核機制:為考評本府各機關之文書處理時效,並加強輔導
           改進、抽查及落實加強本府各機關公文督考,研考會於每年
           十月三十一日前完成年度檢核作業,檢核作業分為機關檢核
           、公所檢核及複檢輔導三類,前二類採隔年輪流運作方式辦
           理,並視年度成績兼採複檢輔導機制辦理,以提升整體性公
           文處理績效,實施方式如下:
           (1)機關檢核:分年至本府一級機關進行書面及實地檢核工
              作,評定各受檢機關公文績效,並視需要抽核本府二級
              機關公文績效。
           (2)公所檢核:分年至本府所屬各區公所進行書面及實地檢
              核工作,評定各受檢機關公文績效。
           (3)複檢:針對前一年度成績不佳之機關進行複檢輔導工作
              ,惟不予評定受檢機關成績。複檢之重點在於督導上次
              缺失、協助改進;受檢機關應於受檢後,針對檢核報告
              之缺失及建議事項檢討改進,其辦理情形將納入次年度
              檢核時一併檢核。
         2.進行方式:
           (1)檢核小組:由研考會派員組成,於指定期間內至各機關
              進行實地檢核,負責評定各機關之公文績效及其他幕僚
              行政作業,並列述執行具體成果、改進意見。
           (2)檢核日程表及評分表由研考會另定,並由小組成員依各
              檢核項目進行檢核並評定成績等第。
           (3)檢核項目及配分:檢核項目由研考會依權責訂定,檢核
              指標項目如下:
              甲、一般公文管制作業:檢核項目及總成績計算適用附
                  表一。
              乙、申請案件管制作業:檢核項目及總成績計算適用附
                  表二。
              丙、檢核細部項目及配分由研考會依每年公文檢核推動
                  重點另定之。
          (4)受檢機關現場配合及準備事項:依各檢核項目分項整卷
             備妥相關佐證資料。(得以線上查閱者免備書面卷宗)
          (5)檢核小組將針對指定期間辦理之相關公文加以抽調檢核
            (含併案歸檔之全案資料,其中抽調受檢之案件應另予標
             示),抽調之公文文號由檢核小組於受檢前三日內提供
             或現場抽調,請配合相關抽調作業。
          (6)檢核成績計算:
             甲、公文檢核將依各受評機關一般公文、申請案件及人
                 民陳情案三類公文之受檢成績予以等第評定,三類
                 公文權重分配適用附表三。
             乙、各類公文分別依檢核總分高低轉換為序位,將各類
                 序位乘以權重後加總為最終序位,再依最終序位由
                 低至高排定名次,檢核成績等第如下:
                 A.優等:名次第一至三名者。
                 B.甲等:名次第四至十名者。
                 C.乙等:名次第十一至二十名者。
                 D.丙等:名次第二十一至最後第四名者。
                 E.丁等:名次為最後三名者。
             丙、獎懲作業:各機關獎懲人員應以實際辦理公文檢
                 核業務確有績效或缺失者為限,包括主任秘書、
                 研考主管、推動公文業務之研考人員及相關人員
                 等,主辦人員依下列規定獎懲之,直屬主管獎懲
                 額度依獎由下起、懲由上先原則核敘,協辦人員
                 降一級核敘,並依臺中市政府及所屬各機關學校
                 公務人員平時獎懲案件處理原則附表一之(一)所
                 定額度辦理。
                 A.獎勵:檢核成績最終序位名次前三名之機關,
                   由研考會考核人員綜合評定後簽經市長核可,
                   於市政會議給予機關獎狀,並由機關依下列額
                   度獎勵之:
                   i.第一名:主辦人員記功一次。
                   ii.第二名:主辦人員嘉獎二次。
                   iii.第三名:主辦人員嘉獎一次。
                 B.懲處:檢核成績最終序位名次最後三名之機關
                   ,機關應提出檢討改進措施簽報市長,並由機
                   關依下列額度懲處之,惟研考會得綜合考量受
                   檢機關實際辦理績效,簽報市長同意後免於懲
                   處:
                   i.倒數第三名:主辦人員書面糾正一次。
                   ii.倒數第二名:主辦人員申誡一次。
                   iii.倒數第一名:主辦人員申誡二次。
                 C.本府檢核小組成員之獎勵作業,由研考會專案
                   辦理。


六、本計畫所需經費由研考會於相關經費項下支應。

資料來源:臺中市政府主管法規共用系統