法規內容:
一、目的:為提升臺中市政府(以下簡稱本府)一級機關及所屬各區公所
(以下簡稱各機關)公文處理效能,透過平時管制與年度檢核作業,
加強輔導改進及抽查,以提升施政效能及市民滿意度。
二、依據:文書流程管理作業規範第十三章公文檢核及本府文書流程管理
稽核要點第三十一點規定。
三、實施對象:本府一級機關及所屬各區公所。
四、實施內容:
(一)平時管制:每月辦理。
(二)年度檢核:每年執行年度公文檢核作業。
(三)不定期查核:由本府研究發展考核委員會(以下簡稱研考會)
視各機關公文時效統計資料及因應實際需要,對各機關隨時進
行抽查。
五、評核方式:
(一)本計畫檢核成績包含一般公文(含受會公文及訴願答辯案件)
、申請案件與人民陳情案三類公文,其中人民陳情案評核方式
另訂之。
(二)平時管制:實施逾期評比作業。
1、實施期間:每年一月一日至十二月三十一日。
2、實施對象,分組如下:
(1)機關組:本府一級機關。
(2)公所組:本府所屬各區公所。
3、評比指標:針對實施對象之一般公文及申請案件二類公文分
別評比,以逾期比率為評比指標並進行排名。
4、績效評核方式:
(1)由研考會每月十五日前統計前月逾期公文評比結果並
納入年度檢核成績評分,逾期比率超過百分之三之機
關應提出檢討改進措施,且落實究責公文逾期情形。
(2)由研考會每年將處理績效簽報市長。
5、平時獎懲部分:各機關每月評比成績列為公文檢核成績評分
項目之一,並據以計算全年整體公文成效。
6、每月公文抽查規定:為避免公文不當結案之情形,各機關應
依研考會抽查規定,抽查公文缺失,並通知同仁改善。
7、本府各機關每月函送公文抽查表等報表至研考會,研考會得
實地查證或請各機關派員說明。各機關抽查之缺失或申復案
件納入年終考績參考。
8、自主管理:本府各機關應設立常態性公文督導機制,定期召
開檢討會議,辦理評核、實地查證或督導等。
9、一級機關應隨時督導所屬機關公文逾期情形,並定期對所屬
機關公文管考作業進行年度檢核,研考會將視需要進行實地
查證或抽檢。
(三)年度檢核:
1、檢核機制:為考評本府各機關之文書處理時效,並加強輔導
改進、抽查及落實加強本府各機關公文督考,研考會於每年
十月三十一日前完成年度檢核作業,檢核作業分為機關檢核
、公所檢核及複檢輔導三類,前二類採隔年輪流運作方式辦
理,並視年度成績兼採複檢輔導機制辦理,以提升整體性公
文處理績效,實施方式如下:
(1)機關檢核:分年至本府一級機關進行書面及實地檢核
工作,評定各受檢機關公文績效,並視需要抽核本府
二級機關公文績效。
(2)公所檢核:分年至本府所屬各區公所進行書面及實地
檢核工作,評定各受檢機關公文績效。
(3)複檢:針對前一年度成績不佳之機關進行複檢輔導工
作,惟不予評定受檢機關成績。複檢之重點在於督導
上次缺失、協助改進;受檢機關應於受檢後,針對檢
核報告之缺失及建議事項檢討改進,其辦理情形將納
入次年度檢核時一併檢核。
2、進行方式:
(1)檢核小組:由研考會派員組成,於指定期間內至各機
關進行實地檢核,負責評定各機關之公文績效及其他
幕僚行政作業,並列述執行具體成果、改進意見。
(2)檢核日程表及評分表由研考會另定,並由小組成員依
各檢核項目進行檢核並評定成績等第。
(3)檢核項目及配分:檢核項目由研考會依權責訂定,檢
核指標項目如下:
甲、一般公文管制作業:檢核項目及總成績計算適用
附表一。
乙、申請案件管制作業:檢核項目及總成績計算適用
附表二。
丙、檢核細部項目及配分由研考會依每年公文檢核推
動重點另定之。
(4)受檢機關現場配合及準備事項:依各檢核項目分項整
卷備妥相關佐證資料。(得以線上查閱者免備書面卷
宗)
(5)檢核小組將針對指定期間辦理之相關公文加以抽調檢
核(含併案歸檔之全案資料,其中抽調受檢之案件應
另予標示),抽調之公文文號由檢核小組於受檢前三
日內提供或現場抽調,請配合相關抽調作業。
(6)檢核成績計算:
甲、公文檢核將依各受評機關一般公文、申請案件及
人民陳情案三類公文之受檢成績予以等第評定,
三類公文權重分配適用附表三。
乙、各類公文分別依檢核總分高低轉換為序位,將各
類序位乘以權重後加總為最終序位,再依最終序
位由低至高排定名次,檢核成績等第如下:
A、優等:名次第一至三名者。
B、甲等:名次第四至十名者。
C、乙等:名次第十一至二十名者。
D、丙等:名次第二十一至最後第四名者。
E、丁等:名次為最後三名者。
丙、獎懲作業:各機關獎懲人員應以實際辦理公文檢
核業務確有績效或缺失者為限,包括主任秘書、
研考主管、推動公文業務之研考人員及相關人員
等,主辦人員依下列規定獎懲之,直屬主管獎懲
額度依獎由下起、懲由上先原則核敘,協辦人員
降一級核敘,並依臺中市政府及所屬各機關學校
公務人員平時獎懲案件處理要點附表一之(一)
所定額度辦理。
A、獎勵:檢核成績最終序位名次前三名之機關
,由研考會考核人員綜合評定後簽經市長核
可,於市政會議給予機關獎狀,獎勵額度比
照臺中市政府及所屬各機關學校公務人員平
時獎懲案件處理要點附表第一點第一款所定
額度獎勵之。另針對當年度有特殊表現之機
關,亦將酌予特別獎勵。
B、懲處:檢核成績最終序位名次最後三名之機
關,機關應提出檢討改進措施簽報市長,並
由機關依下列額度懲處之,惟研考會得綜合
考量受檢機關實際辦理績效,簽報市長同意
後免於懲處:
i.倒數第三名:主辦人員書面糾正一次。
ii.倒數第二名:主辦人員申誡一次。
iii.倒數第一名:主辦人員申誡二次。
C、本府檢核小組成員之獎勵作業,由研考會專
案辦理。
六、本計畫所需經費由研考會於相關經費項下支應。