| 陸、清理 |
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十九、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查，清查範圍依年度
訂定之，並將檔案清查結果陳報本局權責長官核閱。 |
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二十、已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會
相關業務單位表示意見並簽章，各單位認有延長保存年限之必要
者，應加註延長年限及理由，未說明理由者一律視為同意銷毀。
前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。 |
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二十一、本局各單位應逐案核審檔案銷毀目錄，並就下列查檢事項，進
行檔案存毀判定:
(一) 檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準（GRS）、業
務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。
(二) 機密檔案是否已解密；會計憑證、報告、帳簿類檔案是否
已依會計法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷毀。
(三) 檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留存案
例。
(四) 檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民
眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。 |
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二十二、已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀文件永久保存。 |