壹、總則
	一、臺中市政府文化局(以下簡稱本局) 為執行檔案法及其相關子法規定     ，健全檔案管理、發揮檔案功能，促進檔案開放與運用，特依據檔     案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
	二、本要點規範內容包含檔案點收、分類編案、整理、檢調、清理及機     密檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依     本要點之規定。
貳、點收
	三、承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而未     能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若超過五日仍有延後歸檔之     必要時，應由承辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延。
	四、本局辦畢案件，歸檔時併同存查或發文歸檔清單，送檔案管理單位     點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。
	五、登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或送檔     案室後，檔案管理人員應進行點收，若有數量不符者，得將案件退     回登記桌或總收發文請其補齊歸檔。
	六、登記桌人員或總收發文人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應     紀錄公文及未成冊附件之總頁數；並於「附件註記」欄內記錄附件     型式及數量。
	七、本局歸檔案件以原件為原則，若因案件尚未辦結須以影本歸檔時應     註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位主管核可後始得歸檔。
	八、歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則辦理：    (一) 依文件產生日期之先後順序，後者在上，先者在下，依序並編         寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面書寫或列印         者，須有內文始得編碼。    (二) 歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦業務         相關人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核可後，併         原案歸檔備查。    (三) 頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。    (四) 隨文歸檔之信封應編列頁碼。    (五) 附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂         者外，應併同本文連續為之。    (六) 歸檔案件及附件應蓋有承辦人職名章之騎縫，如為裝訂成冊之         附件，承辦人得逕於頁面側邊作一次性騎縫。
	九、歸檔案件頁數過多難以裝訂時，應使用束帶加以綑綁，或放置於固     定箱盒或套袋。
	十、附件歸檔事項    (一) 附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如為抽         存續辦或難以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文         號。    (二) 附件若由承辦人員另存辦理，應於簽核文件內註明。    (三) 附件以光碟片型式歸檔時，應放入附件封套，並於封套外註記         年度號、分類號及文號。    (四) 承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
	十一、檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載內容       與數量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日       期並簽章，或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之者，得       免註記點收日期及簽章。
參、分類編案
	十二、編立案卷應依下列規定辦理：      (一) 檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查核案           件分類號之正確性，發現繕寫錯誤時俟向承辦人釐清及確認           後，予以更正之。      (二) 卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予           目次號，並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。      (三) 附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加           註或加蓋「附件另存」戳記，並在附件袋標記檔號、收發文           號及放置區流水號後，再依放置區流水號順序存置；另編目           時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。
肆、整理
	十三、整理檔案應注意下列事項：      (一) 案卷厚度以三公分為原則。      (二) 檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要           者，得予保留。      (三) 檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。      (四) 檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公           文用紙，並經該單位主管核可後併案裝訂。      (五) 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持           整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容           ；未達規定標準者，得以公文用紙襯貼。      (六) 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，得           以公文用紙襯貼，不得脫離原件。
伍、檢調
	十四、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。因業務       需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業       務主管同意，或簽請本局權責長官核准。
	十五、借調機密檔案者，應先經業務承辦單位主管同意；但屬國家機密       者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關       有核定權責人員書面授權或核准。       機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本局權責長官核准後辦       理。       機關間借調機密檔案，應以書面提出請求，經該機密核定機關首       長或其授權人員核准後，始得辦理。
	十六、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案       單。       檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案，應以提供複製品者       為原則。
	十七、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆       散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或       變更檔案內容之情事。       有前項情形時，其處理原則如下：      (一) 歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時，檔案管理人員應即退回調           案人補全。      (二) 檔案內容有塗銷或變更者，應先洽請原承辦人員或承辦單位           相關人員補正內容及蓋章，並經權責長官核准後，併同該檔           案歸檔。      (三) 檔案破損者，由檔案管理人員進行檔案外觀修補後，方予歸           檔。      (四) 檔案遺失、無法補全或毁損致無法修護者，由檔案管理人員           於目次表註記檔案狀況，並簽請議處。
	十八、本局人員調、離職時，其借調之檔案應全部歸還，不得轉借。但       屬他機關向本局借調或依法調用之檔案，未屆借調期限者，應依       相關規定列為職務移交事項。
陸、清理
	十九、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查，清查範圍依年度       訂定之，並將檔案清查結果陳報本局權責長官核閱。
	二十、已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會       相關業務單位表示意見並簽章，各單位認有延長保存年限之必要       者，應加註延長年限及理由，未說明理由者一律視為同意銷毀。       前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。
	二十一、本局各單位應逐案核審檔案銷毀目錄，並就下列查檢事項，進         行檔案存毀判定:        (一) 檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準（GRS）、業             務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。        (二) 機密檔案是否已解密；會計憑證、報告、帳簿類檔案是否             已依會計法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷毀。        (三) 檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留存案             例。        (四) 檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民             眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。
	二十二、已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀文件永久保存。
柒、機密檔案管理
	二十三、本局所稱機密檔案，指依法規定列為公務機密之密件。
	二十四、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定，業務單位         承辦人員應使用本局機密檔案專用封套裝封，並填寫封套上所         列資訊項目，封口由承辦人會同單位主管彌封簽章後，送檔案         管理單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記為「密不錄由」，         應記載不涉及機密內容之描述。
	二十五、依據機密檔案管理辦法第六條規定，機密檔案應存放於專用密         件櫃保管之。
	二十六、本局機密檔案歸還時，調案人應在機密檔案專用封套簽章後密         封，並加註歸還日期。機密檔案若有遺失、污損、抽換、拆散         等情事時，檔案管理單位應協調權責單位查明責任，依規定議         處；其涉及法律責任者，並依法處理。