| 貳、點收 |
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三、承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而未
能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若超過五日仍有延後歸檔之
必要時，應由承辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延。 |
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四、本局辦畢案件，歸檔時併同存查或發文歸檔清單，送檔案管理單位
點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。 |
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五、登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或送檔
案室後，檔案管理人員應進行點收，若有數量不符者，得將案件退
回登記桌或總收發文請其補齊歸檔。 |
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六、登記桌人員或總收發文人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應
紀錄公文及未成冊附件之總頁數；並於「附件註記」欄內記錄附件
型式及數量。 |
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七、本局歸檔案件以原件為原則，若因案件尚未辦結須以影本歸檔時應
註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位主管核可後始得歸檔。 |
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八、歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則辦理：
(一) 依文件產生日期之先後順序，後者在上，先者在下，依序並編
寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面書寫或列印
者，須有內文始得編碼。
(二) 歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦業務
相關人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核可後，併
原案歸檔備查。
(三) 頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
(四) 隨文歸檔之信封應編列頁碼。
(五) 附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂
者外，應併同本文連續為之。
(六) 歸檔案件及附件應蓋有承辦人職名章之騎縫，如為裝訂成冊之
附件，承辦人得逕於頁面側邊作一次性騎縫。 |
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九、歸檔案件頁數過多難以裝訂時，應使用束帶加以綑綁，或放置於固
定箱盒或套袋。 |
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十、附件歸檔事項
(一) 附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如為抽
存續辦或難以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文
號。
(二) 附件若由承辦人員另存辦理，應於簽核文件內註明。
(三) 附件以光碟片型式歸檔時，應放入附件封套，並於封套外註記
年度號、分類號及文號。
(四) 承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。 |
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十一、檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載內容
與數量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日
期並簽章，或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之者，得
免註記點收日期及簽章。
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