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法規內容

法規名稱: 臺中市衛生局檔案申請應用作業要點(改制前)
公發布日: 民國 98 年 04 月 20 日
廢止日期: 民國 99 年 12 月 25 日
發文字號: 中華民國99年12月25日府授法規字第0990000099號公告
法規體系: 原臺中市法規/衛生局
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一、臺中市衛生局(以下簡稱本局)為辦理檔案法第十七條及行政程序法
    第四十六條規定之申請閱覽、抄錄或複製本局檔案(以下簡稱申請應
    用檔案)等應用事項,特訂定本要點。
二、本局之檔案應用,以提供複製品為原則,並以案件為單位。有使用原
    件之必要者,應於申請書(附件 1)載明其事由,並簽署切結書(附
    件 2),親自送持或書面通訊方式送達本局,經審核後辦理。
三、申請應用檔案,有檔案法第十八條、行政程序法第四十六條及行政資
    訊公開辦法第五條之規定所列情形之一者,本局得拒絕其申請。
四、申請應用檔案,應備有本人照片之有效身分證明文件,申請人不能親
    自辦理者,得委任辦理,並提委任書(附件 3),未成年人應由法定
    代理人代為辦理。
五、檔案應用申請,由本局檔案管理單位自申請書掛號日起 30 天內會業
    務單位依法審核,並為准駁之決定後,以書面載明理由通知申請人。
    申請應用程序不符或要件不備,經通知申請人補正者,應於 7  日內
    補正,屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請;其有補正資料者,
    自申請人補正之日起算。
六、因檔案老舊不堪翻閱而無法提供應用時,依檔案法第十八條第七款之
    規定,為維護公共利益,本局於必要時得拒絕申請,並應於審核時於
    審核表(附件 4)上註記,俟完成檔案修護後再予開放應用。
七、檔案應用申請,應會業務單位審核,業務單位應於 5  個工作天內審
    畢,其有第三點所定情事者,應於審核表敘明理由通知檔案管理單位
    。
八、業務單位承辦人員為審核檔案應用申請借調檔案原件時,應填具調案
    單並完成下列程序後,向檔案管理單位提出申請。 
(一)本局人員借調之案件為該單位承辦業務時,其調案單須經該單位主
      管核准。 
(二)本局人員借調之案件為非主管業務時,應先經該單位主管核章後,
      送會承辦業務主管核准。 
(三)他機關借調或依法調用檔案時,應由業務單位依來函簽報本局權責
      長官核准後填具調案單。 
(四)本局或他機關調案僅以請求閱覽提出申請時,其處理程序比照前三
      款規定辦理。
九、申請人應於收受審核通知書(附件 5)之日起 30 日內至本局應用檔
    案,並預先與檔案管理單位承辦人員聯絡,以資準備;其應用檔案時
    ,應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件,經檔案管理人
    員收驗相關證件,並出具切結書及填妥閱覽室使用登記表(附件 6)
    ,始得進入閱覽處所。
十、提供應用之檔案,內容含有限制應用之事項者,應依下列方式,僅就
    其他部分提供之。 
(一)檔案可拆卷者,將不宜提供之部分抽離後提供應用。 
(二)檔案不可拆卷者,將不宜提供之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應
      用,檔案管理人員應將檔案部分抽離、隱藏或遮蓋情形註記於檔案
      應用簽收單(附件 7),告知申請人。
十一、申請應用之檔案,不得攜出指定閱覽處所,並應於當日歸還;其未
      能於當日應用完畢者,檔案管理人員應於檔案應用簽收單上註記應
      用情形後先辦理還卷,並與申請人約定日期,另日再行調閱應用。
十二、檔案應用完畢,檔案管理人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性
      及是否有不當破壞情形;其有污損、破壞等不當使用情形,應於檔
      案應用簽收單註記後,依檔案法第二十六條及相關規定辦理;檔案
      經點收後,申請人始得領回身分證明文件。
十三、申請人於檔案應用完畢歸還後,應依檔案管理局所定檔案閱覽抄錄
      複製收費標準(附件 8),向本局行政科繳納費用;其另需提供郵
      寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費用新臺幣
      50  元整。 
      前項之收費,檔案管理單位應開立收據,併同檔案複製品及身分證
      明文件交與申請人。
十四、本局開放應用檔案時間為星期一至星期五,上午九時至下午五時(
      例假日及國定假日除外);另有其他特殊原因停止開放時,另行公
      告週知。
十五、本要點經核定後實施,修訂時亦同。