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一、目的及說明：
臺中市政府(以下簡稱本府)為提供所屬機關(單位)同仁查驗戶政、地
政及稅籍資料之需求，發揮資訊資源共享之效益，設置免書證免謄本
便民服務系統(以下簡稱本系統)，特訂定本注意事項。
(一)本系統所使用之戶政、地政資料為即時資料，稅籍資料由臺中市
政府地方稅務局提供，更新頻率為每日一次。
(二)使用本系統須申請自然人憑證，讀卡機請本府各機關(單位)自備
。
(三)本系統僅供查驗作業使用。 |
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二、本注意事項之主管機關為臺中市政府數位治理局(以下簡稱數位局)。 |
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三、帳號及權限管理：
(一)本系統登入採雙重控管，第一層應有自然人憑證，第二層應有合
法使用帳號，二層均檢核通過後始可登入系統。
(二)各機關(單位)管理者及一般使用者新增或異動時應至本府e化公
務入口網線上填寫「免書證帳號申請單」，經機關首長或其授權
人核可後，機關(單位)管理者由數位局系統管理人員設定帳號及
權限，一般使用者則由機關(單位)管理人員設定帳號及權限。 |
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四、一般使用者之管理：
(一)應用本系統之機關（單位），應設專人（即申請單位管理者）負
責管理，設有資訊單位（人員）之機關由資訊人員擔任，並建立
、保管、更新使用者名冊。
(二)機關（單位）使用者調、離職或退休，應辦理異動或註銷使用權
限。
(三)各機關(單位)管理者其職務有異動時，應將所負責保管之相關使
用者名冊及查詢紀錄文件資料列冊移交，並向數位局申請異動。 |
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五、注意事項：
(一)各機關(單位)業務承辦人因公務需要使用本系統查驗，而有法令
上之依據者，不須經當事人授權即可查詢資料，但查詢時仍需輸
入公文文號或查詢原因。
(二)依本注意事項所提供之戶政、地政及稅籍資訊應僅供公務使用，
不得任意提供私人用途使用，並應注意相關保密規定。 |
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六、稽核與獎懲作業：
(一)各機關（單位）應保留查詢之申請或公文書表至少一年，以供數
位局稽核使用。
(二)各機關（單位）管理者每月應列印使用者相關查詢紀錄裝訂成冊
，逐級呈核單位主管，並由管理者或機關首長指定人員辦理內部
檢(稽)核（每月稽核表請至本府e化公務入口網下載），同時供
數位局稽核時參考。如有異常者，應會同政風單位查明處理。
(三)數位局每年將不定期配合抽查各機關（單位）業務查詢之申請或
公文書表與系統查驗紀錄進行稽核，經查不符合第五點規定者，
移請該機關（單位）查處。
(四)使用本系統不符合本注意事項規定，經三次通知未改善者，移請
該機關（單位）辦理懲處。
(五)各機關（單位）管理者應確實執行本注意事項，管理績效良好者
，移請該機關（單位）辦理敘獎。 |