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一、臺中市政府教育局（以下簡稱本局）為健全市立高中職、國民中小學
（以下簡稱各校）及幼兒園檔案管理，發揮檔案功能，特訂定本點。 |
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二、本要點之主管機關為本局，主管單位為本局秘書室。 |
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三、本要點所稱檔案指各校依管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料
及其附件。
各校歸檔案件以正本為原則，有附件者，每一種以一份為限。 |
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四、歸檔案件之點收處理，依下列規定辦理：
(一)、各校業務承辦單位或文書單位應於案件辦畢後五日內逐件依序彙齊
後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。
(二)、歸檔案件屬紙本型式者，除為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應編
寫頁碼。 |
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五、下列物品不得歸檔：
(一)、現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)、司法訴訟有關物證。
(三)、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
(四)、易變質而不適長期保存之物品。 |
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六、機密案件之歸檔，依下列規定辦理：
(一)、由承辦人用機密檔案專用封套裝封。
(二)、封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數
、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保
密期限或解密條件。
(三)、背面封口及信封工字形接縫處加蓋校長、該處室主任及承辦人印章
後送檔案管理單位辦理歸檔。
(四)、檔案管理人員點收機密案件時，僅得依封套上記載事項檢視，不得
拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。 |
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七、歸檔案件如有下列情形之一，檔案管理單位應退回承辦單位補正：
1.案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
2.案件污損或內容不清楚者。
3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
4.案件未編列文號或文號有誤者。
5.案件未填註保存年限或分類號者。
6.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
7.案件未依規定蓋職名章者。
8.樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
者。
9.案件與歸檔清單之登載不符者。
10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉校長核准者。
前項所定情形之補正，應由承辦人查明補註蓋章，併同原案歸檔備查。 |
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八、應歸檔而未歸檔之公文及其附件，檔案管理單位至少每週辦理稽催並
將稽催單送請該處室主任督促歸檔。 |
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九、各校得自訂檔案分類及保存年限區分表，送行政會議通過，由校長發
布實施。檔案分類及保存年限區分表至少每十年應檢討一次；必要時
，得隨時修正之。 |
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十、下列檔案應列為永久保存：
(一)、涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。
(二)、涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。
(三)、涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。
(四)、對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。
(五)、具有國家或機關重要行政稽憑價值者。
(六)、具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。
(七)、對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。
(八)、具有重要科技價值者。
(九)、具有重要歷史或社會文化保存價值者。
(一〇)、屬重大輿情之特殊個案者。
(一一)、法令規定應永久保存者。
(一二)、其他有關重要事項而具有永久保存價值者。 |
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十一、檔案經檔案管理人員檢查，得將性質相同之檔案，併於同一案名處
理，無前案可併者，應立新案賦予簡要案名。 |
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十二、檔案管理人員辦理案件層級編目時，應依檔案所載內容及性質擇要
記錄。 |
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十三、檔案如有破損，依下列規定辦理：
(一)、破損之案卷，應保持原形並予以適當之修補。
(二)、破損較大或字跡不清之案卷，應以重抄、影印或照相等方法予以重
製後，附註「與正本相符」並由承辦人蓋章。 |
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十四、重製檔案，須分別註明原因、日期及份數，陳經校長核定。 |
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十五、檔案遺失，依下列規定辦理：
(一)、普通檔案，向原承辦單位或其有關單位查抄。
(二)、對無法查抄之案件，由原承辦單位依據資料或記憶補錄。
(三)、檔案遺失及處理之經過，須在各種目錄上分別註明，查明責任。 |
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十六、檔案管理人員應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類
等不同媒體型式，就其外觀加以檢視，去除不利檔案保存之物品或
狀態後置入檔案卷夾。 |
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十七、檔案之上架作業，依下列規定辦理：
(一)、永久保存與定期保存檔案應分置存放。
(二)、紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒體型式檔
案，應置放於檔案庫房，分區保管。
(三)、有附件之檔案，附件另行存置者，應於附件適當位置標記檔號及收
發文號，並於原案卷之目次表註明附件數量及存放位置。
(四)、檔案中有機關首長之原始手諭或特殊歷史意義之文物史料，得另立
專案保管，並註記其檔號。但原案卷內應放置抄件或影（複）本，
並於目次表註記原件存放位置。 |
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十八、檔案管理人員應定期檢查檔案排架順序，依需要調整架位。 |
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十九、檔案管理人員應依檔案類目、不同媒體型式或保存年限等項目製作
檔案保管數量統計表留存，以作為日後檔案管理業務之參考。 |
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二十、檔案之檢調，依下列規定辦理：
(一)借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經承辦單位主管或學校
權責長官核准。因業務需要借調非主管案件時，應先經承辦單
位同意或簽請校長核准後，始可借調。但借調機密檔案應簽請
校長核准後由調案人親自至檔案管理單位簽收。
(二)借調檔卷應以一案一單為原則。
(三)檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完整之責任。
(四)借調檔案以一個月為限，期限屆滿如有繼續使用之必要，應敘
明理由申請展期，經該處室主任核准後，向檔案管理單位辦理
展期。
(五)調案人逾期未歸還其調借之案卷，經函催後無正當理由不歸還
時，報請該處室主任協助督促歸還。
(六)各處室因應訴願、訴訟案需檢附原卷者，應專案簽奉校長核准
後，由檔案管理單位彙整成冊並影印，將影本（加註「影本與
正本相符」並由承辦人蓋章）及簽呈存檔後始予借調。
(七)學校以外機關借調檔案時，應備函提出請求，並經學校權責長
官核准後辦理。
(八)依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據
、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經學校
權責長官核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負責稽催之責
。 |
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二十一、民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由向學校提出
申請，承辦單位受理申請後，簽請學校權責長官核可，並通知申
請人。 |
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二十二、人員調職、離職或退休時，人事單位應知會檔案管理單位，如有
借調檔案，應將所借之案卷全數歸還後始准離(調)職。 |
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二十三、檔案應於每年依下列規定辦理清查一次：
(一)依據檔案分類總目錄簿，逐案核對。
(二)按照案卷之目次表，逐件清查。
(三)保存之檔案，應除去鐵製物(訂書針、迴紋針等)後存放。 |
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二十四、檔案之銷毀，依下列規定辦理：
(一)屆滿保存年限之檔案，檔案管理單位應先製作檔案銷毀目錄
，送會相關業務單位確認，各單位認為有延長保存年限之必
要者，應簽註延長年限及理由。
(二)經業務單位確認後，檔案管理單位制定檔案銷毀計畫連同檔
案銷毀目錄，陳報校長核定後辦理銷毀。
(三)已銷毀之檔案應逐案分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有
關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀日期。
(四)銷毀檔案，應會同相關單位派員全程監控辦理。
(五)機密檔案之銷毀，應依照機密檔案管理辦法之規定辦理。
(六)會計憑證之銷毀，應先依會計法規定辦理。 |
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二十五、本局得定期評核各校檔案績效辦理獎懲。 |
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二十六、違反第十五點及第二十點第五款之規定，無正當理由者，依規予
以議處。 |
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二十七、機密檔案有遺失、污損、抽換、拆散等情事時，檔案管理單位應
協調各處室查明責任，依規予以議處；其涉及法律責任者，依法
處理。 |
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二十八、本局對所屬學校之檔案管理工作，得定期或不定期實施業務考核
、檢查或訪視，以溝通觀念與統一作法。
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