四、管理單位、協辦單位及人員職掌
    (一)管理單位：資訊科。
    (二)協辦單位：豐原、東勢、沙鹿、大屯、民權、東山、大智等分局。
    (三)人員職掌
        1、資訊科管理人員
           (1)負責本系統正常運作、故障排除、使用操作訓練、受理申
              請及郵寄通知會議帳號與代號。
           (2)每月統計分析使用效益陳核，並適時檢討、研擬系統改善
              措施。
        2、分局協辦人員
           (1)配合每次會議之連線測試。
           (2)以實體會議室召開者，應於會議後將簽到表影本遞送或掃
              描電子檔寄送會議申請人。
        3、督導人員：由前揭人員所屬股長擔任，負責督導本系統運作順
           暢及提升使用率。

五、使用單位及人員職掌
    (一)使用單位：總局及各分局。
    (二)會議申請人
        1、填寫「臺中市政府地方稅務局視訊會議系統使用申請表」(詳
           附件一)，依式填妥並陳核該單位主管後，開會前三日，送資
           訊科管理人員辦理系統設定事宜。
        2、發送開會通知及簽到表電子檔、會議代號。
        3、擔任會議監控人員，以確保會議順利進行。
        4、彙整簽到人員名單。
        5、以實體會議室舉行會議者，須於開會前1小時至資訊科借用會
           議專用筆記型電腦，並至會議室開啓視訊設備及依郵件通知會
           議帳號登入系統進行與各單位連線測試。
        6、以端點會議室舉行會議者，得於會議開始後，將會議畫面擷取
           存檔或啟用視訊錄影功能，以確認與會人員。
        7、為節能減碳，會議申請人應將會議資料公布於政府e公務網站
           本局相關論壇區（http://g2e.nat.gov.tw）或雲端硬碟，俾
           供參與人員下載至平板電腦攜帶與會。
    (三)主席
        1、會議開始時，確認與會人員。
        2、詢問意見時，採輪詢方式，以避免同時發表意見造成會議無法
           進行。
    (四)與會單位及人員
        1、發言前，應舉手表示，經主席同意後發言。
        2、以端點或混成會議室與會，應依會議帳號登入系統準時與會並
           各自簽到，會議結束後各與會人員將簽到表影本或掃描電子檔
           寄送會議申請人彙辦。
        3、分局協辦人員或端點會議室與會人員應於會議開始前半小時與
           總局管理人員測試確認聲音、影像、簡報內容能正常開啟。

六、視訊系統會議申請程序
    (一)本系統網址為http://ds.tax.taichung.gov.tw:8080，各端點會
        議室依會議帳號登入。
    (二)使用總局三樓會議室者、六樓簡報室及六樓電腦教室者，須於財
        稅內網會議管理系統登錄申請。
    (三)與會人員如有邀請非本局人員參與視訊會議者，僅限於以個人電
        腦或平板電腦，並應設定密碼，以確保資訊安全。
    (四)他機關業務需要借用本局視訊會議系統者，須先洽本局秘書室登
        錄並填寫「臺中市政府地方稅務局視訊設備借用申請表」(詳附件
        二)，向本局資訊科申請並經審核通過後方可使用。

七、獎勵方式：
    年度結束，由資訊科統計舉辦視訊會議情形，並依下列獎勵標準簽辦
    敘獎。
    (一)個人獎
        1、申請使用次數十二次且累計時間十二小時以上者，記嘉獎二次。
        2、申請使用次數六次且累計時間六小時以上者，記嘉獎一次。
        以上使用每次連線至少三點以上。
    (二)管理及協辦人員
        1、資訊科管理人員：全年辦理七十二次以上者，記嘉獎二次；全
           年辦理四十八次以上者，記嘉獎一次。
        2、分局協辦人員：全年辦理三十六次以上者，記嘉獎二次；全年
           辦理二十四次以上者，記嘉獎一次。