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壹、總則
一、臺中市政府消防局(以下簡稱本局)為推展與執行檔案管理業務,健
全檔案管理作業,提供優質檔案應用服務,發揮檔案功能,特依檔案
法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本局檔案管理,除檔案法及相關法規另有規定外,依本要點規定辦理。
三、本局檔案管理,由秘書室統一規劃,以集中管理為原則。
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貳、檔案點收
四、本局各科、室、中心(以下簡稱各科室中心)辦畢案件,案件以原件為
原則,有附件者,每一種以一份為限。承辦單位應於五日內,併同歸
檔清單如附件一送檔案管理單位點收歸檔。歸檔清單一式二份,檔案
管理單位簽收後,各執一份備查。
五、機密案件歸檔時,承辦人員應另以機密檔案專用封套裝封如附件二,
依規定填寫相關欄位,並於彌封處加蓋職名章後,送至本局專門委員
核章。
六、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應列印歸檔案件退件清
單如附件三,將其退回承辦單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
(二)案件污損或內容不清楚。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
(四)案件未編列文號或文號有誤者。
(五)案件未填註保存年限或分類號者。
(六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
(七)案件有二頁以上,未蓋騎縫章者。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋樣張或註銷之字樣者。
(九)案件與歸檔清單之登載不符者。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
七、各科室中心辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者,應定期列印逾期未歸
檔案件稽催單如附件四,以電話聯繫或發函稽催請其歸檔。
八、檔案管理單位應每月統計檔案歸檔數量,製成歸檔案件數量統計報表
如附件五,於次月五日前簽報權責長官核閱,作為日後檔案管理業務
之參考。
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參、立案與編目
九、各科室中心檔案分類表得與保存年限區分表結合編訂,依其職掌之業
務性質區分類 、綱、目、節、項,並定期檢討修正之。
十、立案立卷編目應依下列規定辦理:
(一)歸檔案件依年度及分類號立案立卷編目,並註明檔號。
(二)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原稿加蓋
附件另存之戳記,註記附件序號,並於附件本身及附件封面註
記序號、單位、檔號、文號、附件名稱及數量後套封,案卷目
次表應註明附件序號及名稱。
十一、檔案管理人員應對檔案法施行前未屆滿保存年限之檔案進行回溯建
檔。
十二、檔案目錄應以電子形式編製,並依檔案管理局規定期限前,將檔案
目錄彙送檔案管理局。
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肆、整理與保管
十三、 每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限,厚度以三公分為原則,
按目次號大小依序排列整齊,首頁應放置案卷目次表如附件六,
案卷前後加裝封面如附件七及封底。
十四、整理檔案應注意下列事項:
(一)檔案上加附之金屬物應予去除,如有皺摺,應予理平,如有
破損,應予修補,裝訂時不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案
或妨害閱讀。
(二)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公
文用紙,並經權責長官核可後併案裝訂。
(三)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持
整齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案內容;
未達規定標準者,應以公文用紙襯貼。
(四)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應
以公文用紙襯貼,不得脫離原件。
十五、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
(一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不
同媒體型式分區分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至
下直立排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期
查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十六、機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全
防護功能箱櫃,裝置密鎖存放之,並指定專人負責管理。
十七、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可,
不得擅自進入,並定期實施清潔消毒及蟲鼠黴菌之防治。
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伍、檔案檢調
十八、申請借調檔案時,得以案件或案卷為單位,由調案人填具調案單
如附件八,檔案管理單位對調出之檔案得於裝訂處加貼亮光貼紙
或逐頁加蓋騎縫章。
十九、依法有權調用檔案之機關,應備函載明法律依據、調用目的及調
用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經本局權責長官核准後,
向檔案管理單位辦理調卷,並負稽催之責。
二十、借調檔案應於十五日內歸還,期滿仍需繼續使用,應提出展期申
請,每次展期日數同借調期限。借調(展期)期間最長以七日為
限展期次數超過三次者,仍需使用檔案時,應先行歸還檔案後,
再依前項規定辦理借調。
二十一、機關間借調檔案展期應備函提出請求,由業務承辦單位依來函
簽辦,經本局權責長官核准後辦理。
二十二、機密檔案之借調、展期應依前三點規定辦理,惟每次借調(展
期)期間最長以七日為限。
二十三、檔案歸還時,檔案管理人員應詳加檢查檔案完整無誤後,將調
案單歸還調案人。
二十四、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期列印
逾期未歸還檔案稽催單如附件九向調案人或所屬單位辦理發函
催歸。
二十五、檔案管理人員應每月統計調案數量,製成調案數量統計表如附
件十,於次月五日前簽報權責長官核閱,作為日後檔案管理業
務之參考。
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陸、檔案應用
二十六、申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之,各科室
中心非有法律依據不得拒絕。
二十七、檔案應用依本局受理民眾申請閱覽、抄錄、複製檔案標準作業
程序辦理。
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柒、檔案清理
二十八、每年應辦理檔案清查一次,以利辦理後續銷毀、移轉或其他必
要之處理。
二十九、機密檔案未經解密,不得銷毀。
三十、本局已屆保存年限之檔案,檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄送
會相關單位,如無延長保存必要者,應制定檔案銷毀計畫如附件
十一併同檔案分類及保存年限區分表,函送本府文化局選取具文
獻參考價值檔案後,轉送本府層送檔案管理局。
三十一、本局移轉永久保存之檔案,屆滿移轉年限之檔案,應先辦理檔
案保存價值鑑定,經鑑定仍具永久保存價值者,應編製檔案移
轉目錄,送臺中市政府層送檔案管理局。
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捌、附則
三十二、本局每年度得舉辦檔案管理教育訓練,提昇檔案管理人員專業
素養,以增進檔案管理之品質,並定期參觀榮獲金檔獎機關,
以精進檔案管理相關作業。
三十三、檔案申辦受理時間除例假日及國定假日外,為星期一至星期五
上午八時三十分至十二時;下午一時至四時三十分;如有其他
特殊原因停止開放時,另行公告周知。
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