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壹、總則
一、臺中市政府消防局（以下簡稱本局）為推展與執行檔案管理業務，健
全檔案管理作業，提供優質檔案應用服務，發揮檔案功能，特依檔案
法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本局檔案管理，除檔案法及相關法規另有規定外，依本要點規定辦理。
三、本局檔案管理，由秘書室統一規劃，以集中管理為原則。
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貳、檔案點收
四、本局各科、室、中心(以下簡稱各科室中心)辦畢案件，案件以原件為
原則，有附件者，每一種以一份為限。承辦單位應於五日內，併同歸
檔清單如附件一送檔案管理單位點收歸檔。歸檔清單一式二份，檔案
管理單位簽收後，各執一份備查。
五、機密案件歸檔時，承辦人員應另以機密檔案專用封套裝封如附件二，
依規定填寫相關欄位，並於彌封處加蓋職名章後，送至本局專門委員
核章。
六、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應列印歸檔案件退件清
單如附件三，將其退回承辦單位補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
（二）案件污損或內容不清楚。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
（四）案件未編列文號或文號有誤者。
（五）案件未填註保存年限或分類號者。
（六）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
（七）案件有二頁以上，未蓋騎縫章者。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋樣張或註銷之字樣者。
（九）案件與歸檔清單之登載不符者。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
七、各科室中心辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，應定期列印逾期未歸
檔案件稽催單如附件四，以電話聯繫或發函稽催請其歸檔。
八、檔案管理單位應每月統計檔案歸檔數量，製成歸檔案件數量統計報表
如附件五，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務
之參考。
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參、立案與編目
九、各科室中心檔案分類表得與保存年限區分表結合編訂，依其職掌之業
務性質區分類 、綱、目、節、項，並定期檢討修正之。
十、立案立卷編目應依下列規定辦理：
（一）歸檔案件依年度及分類號立案立卷編目，並註明檔號。
（二）附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原稿加蓋
附件另存之戳記，註記附件序號，並於附件本身及附件封面註
記序號、單位、檔號、文號、附件名稱及數量後套封，案卷目
次表應註明附件序號及名稱。
十一、檔案管理人員應對檔案法施行前未屆滿保存年限之檔案進行回溯建
檔。
十二、檔案目錄應以電子形式編製，並依檔案管理局規定期限前，將檔案
目錄彙送檔案管理局。
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肆、整理與保管
十三、 每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限，厚度以三公分為原則，
按目次號大小依序排列整齊，首頁應放置案卷目次表如附件六，
案卷前後加裝封面如附件七及封底。
十四、整理檔案應注意下列事項：
（一）檔案上加附之金屬物應予去除，如有皺摺，應予理平，如有
破損，應予修補，裝訂時不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案
或妨害閱讀。
（二）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公
文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。
（三）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持
整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案內容；
未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
（四）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應
以公文用紙襯貼，不得脫離原件。
十五、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
（一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。
（二）檔案應依紙質類、攝類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不
同媒體型式分區分類保管。
（三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至
下直立排列。
（四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
（五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期
查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十六、機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全
防護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。
十七、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，
不得擅自進入，並定期實施清潔消毒及蟲鼠黴菌之防治。
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伍、檔案檢調
十八、申請借調檔案時，得以案件或案卷為單位，由調案人填具調案單
如附件八，檔案管理單位對調出之檔案得於裝訂處加貼亮光貼紙
或逐頁加蓋騎縫章。
十九、依法有權調用檔案之機關，應備函載明法律依據、調用目的及調
用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本局權責長官核准後，
向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責。
二十、借調檔案應於十五日內歸還，期滿仍需繼續使用，應提出展期申
請，每次展期日數同借調期限。借調（展期）期間最長以七日為
限展期次數超過三次者，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，
再依前項規定辦理借調。
二十一、機關間借調檔案展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函
簽辦，經本局權責長官核准後辦理。
二十二、機密檔案之借調、展期應依前三點規定辦理，惟每次借調（展
期）期間最長以七日為限。
二十三、檔案歸還時，檔案管理人員應詳加檢查檔案完整無誤後，將調
案單歸還調案人。
二十四、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期列印
逾期未歸還檔案稽催單如附件九向調案人或所屬單位辦理發函
催歸。
二十五、檔案管理人員應每月統計調案數量，製成調案數量統計表如附
件十，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業
務之參考。
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陸、檔案應用
二十六、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各科室
中心非有法律依據不得拒絕。
二十七、檔案應用依本局受理民眾申請閱覽、抄錄、複製檔案標準作業
程序辦理。
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柒、檔案清理
二十八、每年應辦理檔案清查一次，以利辦理後續銷毀、移轉或其他必
要之處理。
二十九、機密檔案未經解密，不得銷毀。
三十、本局已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄送
會相關單位，如無延長保存必要者，應制定檔案銷毀計畫如附件
十一併同檔案分類及保存年限區分表，函送本府文化局選取具文
獻參考價值檔案後，轉送本府層送檔案管理局。
三十一、本局移轉永久保存之檔案，屆滿移轉年限之檔案，應先辦理檔
案保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移
轉目錄，送臺中市政府層送檔案管理局。
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捌、附則
三十二、本局每年度得舉辦檔案管理教育訓練，提昇檔案管理人員專業
素養，以增進檔案管理之品質，並定期參觀榮獲金檔獎機關，
以精進檔案管理相關作業。
三十三、檔案申辦受理時間除例假日及國定假日外，為星期一至星期五
上午八時三十分至十二時；下午一時至四時三十分；如有其他
特殊原因停止開放時，另行公告周知。
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